Kassensysteme in Hotels und Gastronomie
7. Oktober 2009 | 
Autor: Die Bedeutung von Kassensystemen wird sehr häufig unterschätzt. Im Zusammenhang mit Hotels werden vor allem die Funktionen der Kassensysteme nicht wichtig genug bewertet. Aber schon bei der Reservierung werden Daten in die angeschlossene Hotelsoftware eingegeben. Ist der Gast erst im Haus, können alle im Restaurant oder über den Zimmerservice getätigten Bestellungen von den dort befindlichen Kassensystemen direkt auf das jeweilige Zimmer geschrieben werden. Der Vorteil für den Gast ist, dass er sich sozusagen bargeldlos im Hotel bewegen kann und hinterher alle aufgetretenen Kosten übersichtlich auf seiner Rechnung verzeichnet hat. Die Kassensysteme übertragen hierzu alle Daten, wie verzehrter Artikel, wo wurde die Bestellung getätigt und wann, wer war der Bediener, Zimmernummer und vieles mehr.
So hilft das Kassensystem dem Hotelmanagement dabei, die Abrechnungen zu zentralisieren. In den meisten Hotels befinden sich Restaurants, Bars oder auch Cafés. Für die betriebswirtschaftliche Auswertung des gesamten Hotelbetriebs ist es wichtig, auch die Umsatzzahlen aus den Gastronomien zu erfassen. Diese Aufgabe erledigen die dort stationierten Kassensysteme mittels DFÜ oder im Kabelverbund. So kann auch ganz leicht ermittelt werden, welche Umsätze in bar gezahlt wurden oder welche Umsätze über die Zimmer abgerechnet werden. Der Hotelbetreiber erhält auch einen Überblick darüber, wie stark zum Beispiel sein Restaurant oder seine Bar auch von externen Gästen frequentiert wird. Das ist sicherlich nicht uninteressant. Eine Gästestatistik mit Umsatz pro Hotelgast kann mit Hilfe der Kassensysteme ebenfalls geführt werden. Vielleicht eine Möglichkeit, umsatzstarken Gästen zusätzliche Anreize anzubieten, wie zum Beispiel einen Preisnachlass ab einem gewissen, erzielten Umsatz pro Aufenthalt. Das bindet Stammkunden an das Hotel. Zu Zeiten des Preiskampfs zwischen der Hotellerie ist das enorm wichtig, denn jeder Stammkunde garantiert regelmäßige, wiederkehrende Umsätze.
Für das Hotelmanagement ist es natürlich auch extrem wichtig, regelmäßige betriebswirtschaftliche Auswertungen über Wareneinsatz und Lagerhaltung zu erhalten. Kassensysteme an allen Points of Sale, zum Beispiel auch beim Verkaufsstand für Souvenirs in der Hotellobby oder beim Zeitungsstand geben einen kompletten Überblick über Zusatzgeschäfte. Am wichtigsten ist jedoch, dass das Bestellwesen für den zentralen Einkauf mit Bestellvorschlägen versorgt wird, die aus den verbuchten Verkäufen aus den Kassensystemen geliefert werden. Das umfasst die Warenbestellungen für sämtliche Restaurants, Bars, den Zimmerservice und jeden anderen Bereich.
Für Hotels mit großen Außenbereichen empfehlen sich die modernen, mobilen Kassensysteme, die für optimalen Service am Gast sorgen und dem Personal helfen, Wege und Zeit zu sparen. Auch diese mobilen Kassensysteme liefern die für die Warenwirtschaft wichtigen Daten. Selbstverständliche Funktionen großer, stationärer Kassensysteme, wie Tischbelegung, Umbuchung und Einzelrechnungen für jeden Gast gehören ebenfalls zum Repertoire dieser Kassensysteme wie auch die Anbindung an einen Drucker und Übertragung der Bestellungen direkt in die Küche oder an die Theke. Für das Hotelmanagement ist von entscheidender Bedeutung, bei der Anschaffung von Kassensysteme darauf zu achten, dass sie sowohl mit der Hotelsoftware, als auch mit allen anderen angeschlossenen Back Office Programmen kompatibel sind. So können die Daten aus jedem Kassensystem optimal ausgewertet werden und tragen zu einem guten Betriebsergebnis des Hotels bei.
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Kasse im Tagungs- und Seminarhotel
Kassen werden im Hotel für viele Aufgaben benötigt. Für die Restaurants werden moderne Kassensysteme mit Farbdisplays eingesetzt, die in der Lage sind grafische Tischpläne darzustellen, damit das Service Personal die Gäste schnell und effizient bedienen und abrechnen können. Mit diesen Kassen können Umsätze schnell auf die jeweiligen Tische und Gäste gebucht werden. Die Umsätze von Hotelgästen können über das Kassen Netzwerk einfach auf die Hotelrechnung übertragen werden. Immer beliebter wird in der gehobenen Gastronomie die Bestellung von Menüs nach französischem System, bei dem eine freie Menüfolge für einen festgesetzten Preis von den Gästen selbst zusammengestellt wird. Sind beispielsweise die ersten beiden Gänge bestellt und gebucht, können manche Kassen den Tisch noch einmal zurückholen, und lassen bei der Auswahl des Desserts nur noch die zu, die in der Summe mit den vorherigen Gängen dem festgesetzten Menüpreis entsprechen. So wird sichergestellt, dass sowohl die Gäste zufrieden sind, als auch dass die Kalkulation für dieses Menü eingehalten werden kann.
Weitere wichtige Kontrollen im Hotelbetrieb sind nötig im Bereich des Wareneinsatzes, gerade bei Getränken ist dies nicht ganz so einfach zu realisieren. Aber mit den passenden Peripheriegeräten kann man diese Kontrolle leicht in den Griff bekommen. Ob Kaffeemaschinen, Einzelflaschen- oder Durchflusskontrollsysteme, Wiegeschubladen, Hotelsoftware oder externe Buchungsgeräte zum Einsatz kommen, mit den passenden Schnittstellen kann die Kasse im Netzwerk diese Zusatzfunktion erfüllen. Moderne Kassen geben im Zusammenspiel mit Schankanlagen und Kaffeemaschinen erst nach der jeweiligen Registrierung an der Kasse den jeweiligen Artikel zum Zapfen frei. Damit können alle Getränke lückenlos erfasst werden und es geht kein Glas Bier mehr verloren. Die Schankanlagen lassen sich meist problemlos in das Kassennetzwerk integrieren.
Für die Außenbereiche eines Hotels, wie Terrasse, Golfplatz, Sportanlagen oder auch Spa können bequem mobile Kassen eingesetzt werden, die auch in der Lage sind, im Offline Betrieb zu arbeiten, falls der Funkbereich verlassen werden muss. Ein mobiles Kassensystem, das mit schneller 64 Bit Technologie ausgerüstet ist, kann das ohne Schwierigkeiten. Kommt der Service Mitarbeiter wieder in den Funkbereich zurück, werden die Daten der Kasse automatisch abgeglichen und übertragen. Das funktioniert natürlich auch im Netzwerk.
Aber gerade in einem Tagungs- und Banketthotel ist es wichtig, dass die Kasse in der Lage ist, diese speziellen Abrechnungsformen, wie Pauschalen pro Person, zu beherrschen. Bei besonderen Anlässen wie Hochzeiten, Firmeneinladungen oder Jubiläumsfeiern wird mit dem Einladenden häufig ein Festpreis pro Menü und der Umfang der bezahlten Getränke ausgehandelt. Diese Vereinbarung kann in moderne Kassen eingegeben und unter diese Option gestellt werden, so dass alle zusätzlich bestellten Gerichte und Getränke separat registriert werden. Konsumieren die Gäste weniger als vereinbart, berechnet das Kassensystem dennoch den ursprünglich vereinbarten Betrag. Damit wird die Verwaltung von Pauschalen und darüber hinaus gehenden Umsatz bei Tagungen, Seminaren oder auch anderen Feiern zum Kinderspiel
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Hotels einfach verwalten mit Kassensystem
Ein Hotel ist von der logistischen Seite ein sehr komplexer Bereich. Besonders die Verwaltung der Umsätze der Gäste und die korrekte Abrechnung sind neben der Organisation des House Keeping die schwierigste und wichtigste Aufgabe bei der Führung eines Hotels. Ein gutes, modernes Kassensystem kann das eine große Hilfe sein, vor allem, wenn die im ganzen Haus im Betrieb befindlichen Kassensysteme und Peripheriegeräte im Netzwerk installiert sind. Ein Hotel im gehobenen Bereich, vielleicht sogar ein Wellnesshotel kommt heute nicht mit einem Restaurant aus. In der Regel gibt es mindestens ein Restaurant, ein Café und eine Bar, viele Häuser bieten ihren Gästen auch mehrere, kleine Restaurants mit verschiedenen Speisenangeboten zur Auswahl. Dazu kommen dann Getränkeservice im Wellness- und Poolbereich, vielleicht sogar im Fitnessraum. Seminar- und Tagungsräume und der dort getätigte Verzehr müssen ebenfalls in Kassensysteme gebucht werden. Das hilft dabei, die ausgemachten Tagespauschalen zu kontrollieren und ggf. den Mehrverzehr gesondert abrechnen zu können. Große Hotels haben möglicherweise im Bereich der Lobby noch Einkaufsmöglichkeiten, wie Boutiquen, Blumenläden oder Tabakwaren für die Gäste. Auch hier sind dann Kassensysteme im Einsatz, von denen es auf Wunsch des Gastes möglich ist, den Kauf auf die Zimmernummer zu buchen. Jetzt wäre es natürlich extrem aufwändig, wenn alle diese einzelnen Belege manuell gesammelt und dann an der Rezeption erfasst und in die Rechnung einbezogen werden müssten. Kassensysteme können per DFÜ regelmäßig ausgelesen werden und die angefallenen Kauf- oder Verzehrbelege mit in die Rechnung des dementsprechenden Gastes eingerechnet werden. Und das mit den genauen Angaben zum Zeitpunkt, Ort und Art des Umsatzes. So ist gewährleistet, dass der Gast punktgenau nachvollziehen kann, was alles auf seiner Rechnung steht. Auf der anderen Seite ist es für den Hotellier sicherlich wichtig, zu sehen, welche Angebote die Gäste bevorzugt in Anspruch nehmen. Wenn also auch die Wellnessbehandlungen und ähnliches mit den Kassensystemen erfasst werden, hat er nach Auswertung der Daten eine genaue Statistik, wo in seinem Hotel Geld verdient wird, welchen Wareneinsatz das erfordert hat und wie viel Gewinn erwirtschaftet wurde. Die Installation eines so komplexen Kassennetzwerks erfordert die Beratung und Hilfe eines Fachhändlers, der anhand des Aufgabenbuches, das für das Hotel erstellt werden sollte, plant, welche Kassensysteme welche Drucker, Displays, mobilen Kassensysteme und Kellnerrufsysteme, möglicherweise Schankanlagen und Kaffeemaschinen mit ins Netzwerk integriert werden sollen. Dementsprechend vorgeplant, kann die Installation in mehreren Schritten erfolgen. Erst müssen die notwendigen Kabelverlegungen durchgeführt werden. Wo keine Kabel verlegt werden können, hat man die Möglichkeit, kabellose Kassensysteme mit Akkubetrieb und Funkübertragung der Daten zu verwenden. Dann werden die Kassensysteme und Peripheriegeräte aufgestellt und miteinander im Netzwerk verbunden. So ist es dann auch möglich, dass von jeder sich im Netzwerk befindlichen Kasse aus die Schankanlage, der Drucker oder andere Komponenten angesprochen werden können. Die Daten, die das Netzwerk an den zentralen PC übermittelt können auf der einen Seite, wie schon beschrieben, in die Hotelsoftware zur Abrechnung des Zimmers übernommen werden, auf der anderen Seite stellen sie die notwendigen Informationen zur Verfügung, um den Wareneinkauf und die Lagerhaltung zu optimieren. Letztendlich dienen die Daten aus dem Netzwerk Kassensystem dazu, einen kompletten betriebswirtschaftlichen Überblick über die Abläufe im Hotel zu erhalten und vereinfachen die Verwaltung in allen Bereichen.
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Kassensystem im Seminarbereich
In Deutschland entwickelt sich immer mehr der Trend, nicht mehr um jeden Preis ins Ausland reisen zu wollen. Auch Seminare, Tagungen oder Kongresse bieten die deutschen Hotels immer interessantere Möglichkeiten für einen gelungenen Seminar- oder Tagungsablauf. In Oberbayern bietet sich hier das Kongresszentrum in Garmisch Partenkirchen an. Das Zentrum am Richard Strauss Platz hat eine wunderbare Bergkulisse und sieht auch sonst sehr einladend aus, so dass man im ersten Moment gar nicht an ein Seminar- oder Tagungszentrum denkt, sondern eher an einen romantischen Aufenthalt mit aktiven Möglichkeiten der Freizeitgestaltung im privaten Ambiente. Die Einrichtung ist ziemlich nah am höchsten Berg Deutschlands, der Zugspitze, gelegen und bietet eine tolle Aussicht auf den Berg. Dabei ist der nächste Flughafen in Innsbruck nur 60 Kilometer entfernt und auch die Autobahnanbindung ist verkehrstechnisch gut geregelt. Damit wird Reisestress auf ein Minimum reduziert und die Anfahrt wird zu einem angenehmen Erlebnis das es zulässt, die Eindrücke der Bergwelt in sich aufzunehmen. Somit kann der Erholungswert schon bei Anreise beginnen. Die Tagungsräume sind an sich schon eine Attraktion, denn sie sind mit der neuesten Technik und einem hohen Maß an Komfort ausgestattet. Es stehen insgesamt 10 moderne Tagungsräume auf 1000 m² Fläche zur Verfügung. Diese bieten genug Tageslicht für eine angenehme Umgebung und genug Platz für bis zu 2000 Personen. Damit die Tagungen reibungslos ablaufen können, gibt es eine ganze Reihe an Hilfsmitteln, die bei den Seminaren verwendet werden können. Die Auswahl reicht vom technisch hoch entwickelten Beamer-Projektor, über TV und Video Präsentationen, W-LAN Verbindung, Ton- und Lichtausrüstung und einem Rednerpult, bis hin zur klassischen Pinnwand oder Leinwand. Wenn das nicht reicht, kann man auf Anfrage auch weitere technische Ausrüstung bekommen. Für das leibliche Wohl während den Seminaren sorgt ein Catering-Unternehmen, das sich seit 40 Jahren für das Kongresszentrum um die Verpflegung der Gäste sorgt. Neben leckeren Speisen und Getränken kümmert sich das Catering auch um die komplette Planung von Veranstaltungen und deren Umsetzung. Nach den Seminaren kann man sich bei erholsamen Freizeitaktivitäten entspannen, wie zum Beispiel Spaziergänge durch den Wald oder Wandertouren durch die Umgebung. Hier bieten sich sehr viele Möglichkeiten, da das Zentrum von der Natur umgeben ist. Ebenfalls im Preis inbegriffen sind die bequeme Bestuhlung der Seminar- und Tagungsräume, ein Rednerpult mit Mikrofon, sowie eine Leinwand. Zusätzlich kümmern sich ein Kontrolleur und ein Haustechniker um reibungslose Abläufe während der Veranstaltungen und für Strom und Heizung ist natürlich auch gesorgt. Damit all diese Angebote auch korrekt abgehalten werden können, ist das Zentrum sicher mit einem komplexen, hoch technischen Kassensystem ausgerüstet. Bei bis zu 2000 Gästen würde man ohne so ein modernes Kassensystem schnell den Überblick verlieren und wüsste nicht mehr welcher Gast welche Angebote genutzt hat. So kann man pro Gast ohne Probleme einzeln die genutzten Angebote in das Kassensystem buchen und gleichzeitig über ein Warenwirtschaftssystem eingeben, wie viel Aufwendungen genutzt wurden und dementsprechend für nachfolgende Veranstaltungen planen. Auch das Catering Unternehmen muss bezahlt werden, daher ist es sinnvoll auch hier mit einem Kassensystem zu arbeiten und so eine übersichtliche Abrechnung zu erstellen. So gibt es keine Probleme und jeder Gast kommt gerne wieder um die schöne Atmosphäre zu genießen und in angenehmer Umgebung an einer Tagung oder einem Seminar teilzunehmen.
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Kassen und Kassensysteme in Hotels
Im Laufe der Jahre und Jahrzehnte haben sich verschiedenste Hotelarten heraus entwickelt, die eine besondere Zielgruppe ansprechen; und doch werden in allen Hotels Kassensysteme mit hotel-spezifischer Kassensoftware genutzt. Je nach Anfrage der Gäste werden nur Übernachtungen, Übernachtungen mit Frühstück, Halb- oder Vollpension sowie Einzel- und Doppelzimmer geboten. Diese Angebote haben viele Hotels gemeinsam, wie eben auch alle über moderne Kassensysteme verfügen, mit denen mehr als nur Übernachtungen abgerechnet werden können. Die Kassensoftware, mit der Kassensysteme ausgestattet sind, kann für alle Hotels und Hotelarten im Prinzip gleich sein. Feine Unterschiede in der Nutzung der Software guter Hotel- Kassen sind dann tatsächlich individuell zu bestimmende Anwendungen. Die eigentlichen Unterschiede zwischen den Hotels liegen in den Zielgruppen. So sind Messe- und Kongresshotels eher nicht auf Familienurlaub ausgerichtet sondern darauf, Geschäftsreisende, Messebesucher und Kongressteilnehmer zu beherbergen. Die Unterschiede der Ansprüche an Kassensysteme sind nicht riesig aber relevant, ebenso die Gemeinsamkeiten, welche über die Kassensoftware der Kassensysteme genutzt werden sollen und können. Unterschiede in den Nutzungsansprüchen können sein, dass schon die unterschiedlichen Preise entsprechend in den Kassen konfiguriert werden müssen. Auch das Veranstaltungsangebot ist unterschiedlich. Urlaubs- und Familienhotels bieten andere Aktivitäten auch zu anderen Zeiten an, als Kongress-, Messe- und Tagungshotels. Eine Gemeinsamkeit der genutzten Kassen und Kassensysteme in unterschiedlichen Hotels ist beispielsweise, dass im Vorfeld Zimmerreservierungen über das Internet erfolgen können und über das hier auszufüllende Kontaktformular schon erste Daten in die Kassensoftware übertragen werden. Auch ist eine wahrscheinliche oder wenigstens mögliche Gemeinsamkeit vieler Hotel-Kassensysteme, dass vom Hotel aus über die Kassen eine online-Verbindung zu örtlichen Touristikbüros, Fahrradverleihern und/oder Autovermietungen besteht. Dadurch ist es möglich, den verschiedensten Gästen ebenso verschiedene Ausflugsvorschläge zu erarbeiten, Leihfahrräder oder Mietwagen zu vermitteln. Natürlich sind Kassensysteme besonders im Hotelwesen inzwischen so unverzichtbar wie das Amen in der Kirche. Die leistungsfähige Kassensoftware moderner Hotel-Kassensysteme kann ihr übriges dazu tun, viele Arbeitsabläufe zu unterstützen und dadurch zu vereinfachen. Dadurch tragen Kassensysteme dazu bei, dass eine körperlich durchaus schwere Arbeit in vielen Bereichen erleichtert wird und dadurch zur Erhaltung der Arbeitskraft von Mitarbeitern beigetragen wird. Moderne Kassensysteme in Hotels bestehen aus mehreren netzwerkfähigen Kassen und Registrierkassen, die eine gemeinsame Kassensoftware nutzen. Hier können dann von verschiedenen Orten im Hotel sämtliche erfassten Daten ins Kassensystem aufgenommen und verarbeitet werden. Dabei können Kassensysteme beileibe nicht nur Daten erfassen, die für die Rechnungen der Hotelgäste relevant sind. Natürlich kann über in Hotels genutzte Kassensysteme auch die Arbeitszeiterfassung getätigt werden. Hinzu kommt, dass auch mobile Kassen an Kassensysteme im Hotel angegliedert werden können, um Umsätze im hoteleigenen Restaurant kundenfreundlich zu erfassen und über die Kassensoftware zu verarbeiten. Es gibt noch einige weitere interessante und arbeitserleichternde Funktionen, die über Kassensysteme, Netzwerkkassen und netzwerkfähige Registrierkassen durchgeführt werden können. Das hier zu beschreiben, würde aber leider den Rahmen sprengen.
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