Archiv für die Kategorie „Gastronomie“
Kassensysteme in Hotels und Gastronomie
7. Oktober 2009 | 
Autor: Die Bedeutung von Kassensystemen wird sehr häufig unterschätzt. Im Zusammenhang mit Hotels werden vor allem die Funktionen der Kassensysteme nicht wichtig genug bewertet. Aber schon bei der Reservierung werden Daten in die angeschlossene Hotelsoftware eingegeben. Ist der Gast erst im Haus, können alle im Restaurant oder über den Zimmerservice getätigten Bestellungen von den dort befindlichen Kassensystemen direkt auf das jeweilige Zimmer geschrieben werden. Der Vorteil für den Gast ist, dass er sich sozusagen bargeldlos im Hotel bewegen kann und hinterher alle aufgetretenen Kosten übersichtlich auf seiner Rechnung verzeichnet hat. Die Kassensysteme übertragen hierzu alle Daten, wie verzehrter Artikel, wo wurde die Bestellung getätigt und wann, wer war der Bediener, Zimmernummer und vieles mehr.
So hilft das Kassensystem dem Hotelmanagement dabei, die Abrechnungen zu zentralisieren. In den meisten Hotels befinden sich Restaurants, Bars oder auch Cafés. Für die betriebswirtschaftliche Auswertung des gesamten Hotelbetriebs ist es wichtig, auch die Umsatzzahlen aus den Gastronomien zu erfassen. Diese Aufgabe erledigen die dort stationierten Kassensysteme mittels DFÜ oder im Kabelverbund. So kann auch ganz leicht ermittelt werden, welche Umsätze in bar gezahlt wurden oder welche Umsätze über die Zimmer abgerechnet werden. Der Hotelbetreiber erhält auch einen Überblick darüber, wie stark zum Beispiel sein Restaurant oder seine Bar auch von externen Gästen frequentiert wird. Das ist sicherlich nicht uninteressant. Eine Gästestatistik mit Umsatz pro Hotelgast kann mit Hilfe der Kassensysteme ebenfalls geführt werden. Vielleicht eine Möglichkeit, umsatzstarken Gästen zusätzliche Anreize anzubieten, wie zum Beispiel einen Preisnachlass ab einem gewissen, erzielten Umsatz pro Aufenthalt. Das bindet Stammkunden an das Hotel. Zu Zeiten des Preiskampfs zwischen der Hotellerie ist das enorm wichtig, denn jeder Stammkunde garantiert regelmäßige, wiederkehrende Umsätze.
Für das Hotelmanagement ist es natürlich auch extrem wichtig, regelmäßige betriebswirtschaftliche Auswertungen über Wareneinsatz und Lagerhaltung zu erhalten. Kassensysteme an allen Points of Sale, zum Beispiel auch beim Verkaufsstand für Souvenirs in der Hotellobby oder beim Zeitungsstand geben einen kompletten Überblick über Zusatzgeschäfte. Am wichtigsten ist jedoch, dass das Bestellwesen für den zentralen Einkauf mit Bestellvorschlägen versorgt wird, die aus den verbuchten Verkäufen aus den Kassensystemen geliefert werden. Das umfasst die Warenbestellungen für sämtliche Restaurants, Bars, den Zimmerservice und jeden anderen Bereich.
Für Hotels mit großen Außenbereichen empfehlen sich die modernen, mobilen Kassensysteme, die für optimalen Service am Gast sorgen und dem Personal helfen, Wege und Zeit zu sparen. Auch diese mobilen Kassensysteme liefern die für die Warenwirtschaft wichtigen Daten. Selbstverständliche Funktionen großer, stationärer Kassensysteme, wie Tischbelegung, Umbuchung und Einzelrechnungen für jeden Gast gehören ebenfalls zum Repertoire dieser Kassensysteme wie auch die Anbindung an einen Drucker und Übertragung der Bestellungen direkt in die Küche oder an die Theke. Für das Hotelmanagement ist von entscheidender Bedeutung, bei der Anschaffung von Kassensysteme darauf zu achten, dass sie sowohl mit der Hotelsoftware, als auch mit allen anderen angeschlossenen Back Office Programmen kompatibel sind. So können die Daten aus jedem Kassensystem optimal ausgewertet werden und tragen zu einem guten Betriebsergebnis des Hotels bei.
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Kasse im Tagungs- und Seminarhotel
Kassen werden im Hotel für viele Aufgaben benötigt. Für die Restaurants werden moderne Kassensysteme mit Farbdisplays eingesetzt, die in der Lage sind grafische Tischpläne darzustellen, damit das Service Personal die Gäste schnell und effizient bedienen und abrechnen können. Mit diesen Kassen können Umsätze schnell auf die jeweiligen Tische und Gäste gebucht werden. Die Umsätze von Hotelgästen können über das Kassen Netzwerk einfach auf die Hotelrechnung übertragen werden. Immer beliebter wird in der gehobenen Gastronomie die Bestellung von Menüs nach französischem System, bei dem eine freie Menüfolge für einen festgesetzten Preis von den Gästen selbst zusammengestellt wird. Sind beispielsweise die ersten beiden Gänge bestellt und gebucht, können manche Kassen den Tisch noch einmal zurückholen, und lassen bei der Auswahl des Desserts nur noch die zu, die in der Summe mit den vorherigen Gängen dem festgesetzten Menüpreis entsprechen. So wird sichergestellt, dass sowohl die Gäste zufrieden sind, als auch dass die Kalkulation für dieses Menü eingehalten werden kann.
Weitere wichtige Kontrollen im Hotelbetrieb sind nötig im Bereich des Wareneinsatzes, gerade bei Getränken ist dies nicht ganz so einfach zu realisieren. Aber mit den passenden Peripheriegeräten kann man diese Kontrolle leicht in den Griff bekommen. Ob Kaffeemaschinen, Einzelflaschen- oder Durchflusskontrollsysteme, Wiegeschubladen, Hotelsoftware oder externe Buchungsgeräte zum Einsatz kommen, mit den passenden Schnittstellen kann die Kasse im Netzwerk diese Zusatzfunktion erfüllen. Moderne Kassen geben im Zusammenspiel mit Schankanlagen und Kaffeemaschinen erst nach der jeweiligen Registrierung an der Kasse den jeweiligen Artikel zum Zapfen frei. Damit können alle Getränke lückenlos erfasst werden und es geht kein Glas Bier mehr verloren. Die Schankanlagen lassen sich meist problemlos in das Kassennetzwerk integrieren.
Für die Außenbereiche eines Hotels, wie Terrasse, Golfplatz, Sportanlagen oder auch Spa können bequem mobile Kassen eingesetzt werden, die auch in der Lage sind, im Offline Betrieb zu arbeiten, falls der Funkbereich verlassen werden muss. Ein mobiles Kassensystem, das mit schneller 64 Bit Technologie ausgerüstet ist, kann das ohne Schwierigkeiten. Kommt der Service Mitarbeiter wieder in den Funkbereich zurück, werden die Daten der Kasse automatisch abgeglichen und übertragen. Das funktioniert natürlich auch im Netzwerk.
Aber gerade in einem Tagungs- und Banketthotel ist es wichtig, dass die Kasse in der Lage ist, diese speziellen Abrechnungsformen, wie Pauschalen pro Person, zu beherrschen. Bei besonderen Anlässen wie Hochzeiten, Firmeneinladungen oder Jubiläumsfeiern wird mit dem Einladenden häufig ein Festpreis pro Menü und der Umfang der bezahlten Getränke ausgehandelt. Diese Vereinbarung kann in moderne Kassen eingegeben und unter diese Option gestellt werden, so dass alle zusätzlich bestellten Gerichte und Getränke separat registriert werden. Konsumieren die Gäste weniger als vereinbart, berechnet das Kassensystem dennoch den ursprünglich vereinbarten Betrag. Damit wird die Verwaltung von Pauschalen und darüber hinaus gehenden Umsatz bei Tagungen, Seminaren oder auch anderen Feiern zum Kinderspiel
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Kassensysteme in Messe- und Urlaubshotel
Die Region Stuttgart legt für 2008 eine gute Vorlage hin: es wurden mehr als 6,6Mio. Übernachtungen gezählt. Das ist eine Steigerung gegenüber dem Vorjahr von satten 7 Prozent. Eine wesentliche Rolle dabei spielt wohl auch, dass die Neue Messe Stuttgart mit dem angegliederten Internationalen Congresscentrum Stuttgart ihren Betrieb aufgenommen hat. Gerade im Bereich um Messe- und Kongressgelände dürften sich auch einige Hotels niedergelassen haben. Diese bieten sicher Übernachtungen überwiegend für Messebesucher, Dienstreisende und Aussteller an. Ein Familienurlaub ist hier vermutlich eher nicht angesagt. Die Neue Messe Stuttgart befindet sich jedenfalls in einer der stärksten Wirtschaftsregionen in Europa. Und es handelt sich um einen bevorzugten Standort von Messen, Kongressen und Events, national wie international. Außerdem biete die Messe Stuttgart fantastische Möglichkeiten, weil sie europaweit das modernste Messegelände ist. Und auch die direkte Nähe zum Stuttgarter Flughafen ist da ein enormer Vorteil. Aber dass die Neue Messe Stuttgart auch Arbeitgeber ist und viele Jobs zu bieten hat, sogar jetzt zu Krisenzeiten, sollte nicht Thema dieses Textes werden. Jedenfalls wurden im vergangenen Jahr viel Hotels, Gasthöfe und Pensionen auch in den Landkreisen rund um Stuttgart, besonders in Messenähe, eröffnet. Denn zu Messezeiten ist die Frage nach Übernachtungsmöglichkeiten enorm gestiegen. Jedenfalls ist die Übernachtungszahl durchaus abhängig davon, ob es sich um Urlaubshotels handelt oder um Betriebe, die sich auf Geschäftsreisende spezialisiert haben. Aber Geschäftsreise hin, Urlaubsreise her: Ein Hotel benötigt in jedem Fall eine Kasse. Da wie in jedem Hotel eine Registrierkasse beileibe nicht ausreicht, wird in jedem Hotel ab einer bestimmten Größe ein branchenspezifisches Kassensystem genutzt werden. Moderne Kassensysteme, wie sie für Hotels von Kassenherstellern angeboten werden, bieten eine Vielzahl an Verwaltungsaufgaben an. Das wichtigste auch für eine Hotel- Kasse ist natürlich, dass Übernachtungen registriert, aufsummiert und kassiert werden. Aber ein Kassensystem oder auch eine Netzwerkkasse kann noch vieles mehr. Die Reservierung und Buchung über das Internet kann direkt in die Kassensoftware eingetragen werden. Damit sind die Daten des Gastes schon bei der Anreise verfügbar. Das spart natürlich viel Zeit beim Einchecken. Die Mitarbeiter des Housekeeping können mit mobilen Geräten ausgestattet sein, mit denen sie Entnahmen aus der Minibar des Gästezimmers erfassen und mit einem Funksignal oder an einer Basisstation in das Kassensystem übertragen. Mobile Kassen können natürlich auch im hoteleigenen Restaurant oder Bistro zum Einsatz kommen. Hier werden die Bestellungen parallel zur Küche und zur Kassensoftware übertragen. Desweiteren sind Kassensysteme und Netzwerkkasse in der Lage, der betrieblichen Buchhaltung zuzuarbeiten und auch die Einsatzplanung der Mitarbeiter zu unterstützen. Registrierkassen sind in Hotels eigentlich gar nicht mehr zu finden. Denn die Kassensoftware einer Registrierkasse ist für die Anforderungen im Hotelbetrieb in aller Regel nicht vorgesehen. Selbst eine netzwerkfähige Registrierkasse kann ich mir gerade nicht vorstellen, dass sie im Hotel zum Einsatz kommt, sondern eher im Handel, um eine Filiale eines Konzerns abzurechnen.
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Städtereisen
Neben dem klassischen Erholungsurlaub sind über das Jahr verteilt auch Städtereisen sehr beliebt. Hierfür kann man an sogenannten Brückentagen einzelne Tage Urlaub nehmen und ein verlängertes Wochenende genießen. Dieses Reiseangebot ist für einen Kurzurlaub ideal. Denn eine Stadt kann man in wenigen Tagen erkunden und dabei viel erleben. Denn jede größere Stadt bietet nicht nur Gastronomie der verschiedensten Kategorien, sondern auch Kultur, Theater, Kino und Einkaufsmöglichkeiten. Und in all diesen Bereichen finden neben bargeldlosem Zahlungsverkehr auch Bargeschäfte statt. Für beides ist ein Kassensystem dienlich. Sicher reicht in kleineren Geschäften eine einfache Registrierkasse aus. Aber sobald mit Bargeld ebenso wie bargeldlos gezahlt wird, ist eine Kasse nötig, an der wenigstens ein Kartenlesegerät angeschlossen werden kann. Denn dieses nimmt mit einer online-Verbindung Kontakt zur Bank des Kunden auf, um den Betrag vom Konto abzubuchen. Das Kartenlesegerät druckt zwei Belege aus: der eine ist für den Kunden, damit dieser die Zahlung des Einkaufs bestätigt bekommt. Hier sind der Betrag, die Bankverbindung und das abbuchende Unternehmen vermerkt. Der dazugehörige Beleg aus der Registrierkasse des Geschäfts wird zur Komplettierung zugefügt. Der zweite Beleg aus dem Kartenlesegerät ist vom Kunden als Quittung zu unterschreiben. Dieser wird dann als Zahlungsbeleg im Geldfach des Geschäfts deponiert. Zum einen dient dieser Beleg als „Bargeldersatz”, zum anderen wird dieser Beleg auch für die betriebliche Buchhaltung benötigt und unterliegt auch der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Dieser bargeldlose Zahlungsvorgang findet nicht nur im Handel statt. Beliebt ist er auch im Bereich Hotel, Gastronomie und Theater - insbesondere dann, wenn mit Kreditkarte gezahlt wird. Denn bargeldloses Zahlen eines „Einkaufs” bedeutet in aller Regel auch hohe Diskretion. Doch Diskretion ist bei Städtereisen nicht zwingend nötig. Da ist die Bequemlichkeit des Zahlvorgangs beliebter. Und die höhere Sicherheit, denn wer viel Bargeld mit sich trägt hat bei Verlust den höheren Schaden. Der Finder benötigt für die Kreditkarte meist eine PIN-Nummer. Ohne die ist für ihn die Karte wertlos, Bargeld verleitet eher dazu, Fundsachen nicht zum Fundbüro zu bringen. Doch nun möchte ich bei einem so schönen Thema wie Städtereisen nicht ins Negative abschweifen. Städtereisen halte ich für eine gute Gelegenheit, zwischendurch mal etwas anderes außer dem Alltagstrott zuhause zu erleben. Vor allem kann man Städte und Regionen im eigenen Land neu oder überhaupt erst kennen lernen. Ziele im eigenen Land sind auf recht kurzen Wegen erreichbar - mit der Bahn, dem eigenen Auto oder vielleicht auch preisgünstig mit dem Flugzeug. So mancher möchte vielleicht schon lange das eigene Land erkunden. Und anstatt eine Fernreise zu buchen, kann mit mehreren Kurzreisen und Städtetrips preisgünstiger gereist werden. Das hier eingesparte Geld kann dann während des Kurzurlaubs ausgegeben oder für die nächste Reise gespart werden. Oder aber dieser Betrag wird zuhause ausgegeben. Schließlich gibt es auch im Wohnort viel zu erleben. So könnte man zum Abschluss einer Kurzreise im Heimatort einmal nett essen gehen. Vielleicht gibt es ja sogar Gastronomiebetriebe, die sich thematisch auf den Ausflug beziehen. Auch hier wird dann die thematische Einrichtung der Erinnerung dienlich sein, und es lässt sich prima noch einmal alles in Gedanken erleben.
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