Archiv für die Kategorie „Hotel“
Kassensysteme in Hotels und Gastronomie
7. Oktober 2009 | 
Autor: Die Bedeutung von Kassensystemen wird sehr häufig unterschätzt. Im Zusammenhang mit Hotels werden vor allem die Funktionen der Kassensysteme nicht wichtig genug bewertet. Aber schon bei der Reservierung werden Daten in die angeschlossene Hotelsoftware eingegeben. Ist der Gast erst im Haus, können alle im Restaurant oder über den Zimmerservice getätigten Bestellungen von den dort befindlichen Kassensystemen direkt auf das jeweilige Zimmer geschrieben werden. Der Vorteil für den Gast ist, dass er sich sozusagen bargeldlos im Hotel bewegen kann und hinterher alle aufgetretenen Kosten übersichtlich auf seiner Rechnung verzeichnet hat. Die Kassensysteme übertragen hierzu alle Daten, wie verzehrter Artikel, wo wurde die Bestellung getätigt und wann, wer war der Bediener, Zimmernummer und vieles mehr.
So hilft das Kassensystem dem Hotelmanagement dabei, die Abrechnungen zu zentralisieren. In den meisten Hotels befinden sich Restaurants, Bars oder auch Cafés. Für die betriebswirtschaftliche Auswertung des gesamten Hotelbetriebs ist es wichtig, auch die Umsatzzahlen aus den Gastronomien zu erfassen. Diese Aufgabe erledigen die dort stationierten Kassensysteme mittels DFÜ oder im Kabelverbund. So kann auch ganz leicht ermittelt werden, welche Umsätze in bar gezahlt wurden oder welche Umsätze über die Zimmer abgerechnet werden. Der Hotelbetreiber erhält auch einen Überblick darüber, wie stark zum Beispiel sein Restaurant oder seine Bar auch von externen Gästen frequentiert wird. Das ist sicherlich nicht uninteressant. Eine Gästestatistik mit Umsatz pro Hotelgast kann mit Hilfe der Kassensysteme ebenfalls geführt werden. Vielleicht eine Möglichkeit, umsatzstarken Gästen zusätzliche Anreize anzubieten, wie zum Beispiel einen Preisnachlass ab einem gewissen, erzielten Umsatz pro Aufenthalt. Das bindet Stammkunden an das Hotel. Zu Zeiten des Preiskampfs zwischen der Hotellerie ist das enorm wichtig, denn jeder Stammkunde garantiert regelmäßige, wiederkehrende Umsätze.
Für das Hotelmanagement ist es natürlich auch extrem wichtig, regelmäßige betriebswirtschaftliche Auswertungen über Wareneinsatz und Lagerhaltung zu erhalten. Kassensysteme an allen Points of Sale, zum Beispiel auch beim Verkaufsstand für Souvenirs in der Hotellobby oder beim Zeitungsstand geben einen kompletten Überblick über Zusatzgeschäfte. Am wichtigsten ist jedoch, dass das Bestellwesen für den zentralen Einkauf mit Bestellvorschlägen versorgt wird, die aus den verbuchten Verkäufen aus den Kassensystemen geliefert werden. Das umfasst die Warenbestellungen für sämtliche Restaurants, Bars, den Zimmerservice und jeden anderen Bereich.
Für Hotels mit großen Außenbereichen empfehlen sich die modernen, mobilen Kassensysteme, die für optimalen Service am Gast sorgen und dem Personal helfen, Wege und Zeit zu sparen. Auch diese mobilen Kassensysteme liefern die für die Warenwirtschaft wichtigen Daten. Selbstverständliche Funktionen großer, stationärer Kassensysteme, wie Tischbelegung, Umbuchung und Einzelrechnungen für jeden Gast gehören ebenfalls zum Repertoire dieser Kassensysteme wie auch die Anbindung an einen Drucker und Übertragung der Bestellungen direkt in die Küche oder an die Theke. Für das Hotelmanagement ist von entscheidender Bedeutung, bei der Anschaffung von Kassensysteme darauf zu achten, dass sie sowohl mit der Hotelsoftware, als auch mit allen anderen angeschlossenen Back Office Programmen kompatibel sind. So können die Daten aus jedem Kassensystem optimal ausgewertet werden und tragen zu einem guten Betriebsergebnis des Hotels bei.
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Kasse im Tagungs- und Seminarhotel
Kassen werden im Hotel für viele Aufgaben benötigt. Für die Restaurants werden moderne Kassensysteme mit Farbdisplays eingesetzt, die in der Lage sind grafische Tischpläne darzustellen, damit das Service Personal die Gäste schnell und effizient bedienen und abrechnen können. Mit diesen Kassen können Umsätze schnell auf die jeweiligen Tische und Gäste gebucht werden. Die Umsätze von Hotelgästen können über das Kassen Netzwerk einfach auf die Hotelrechnung übertragen werden. Immer beliebter wird in der gehobenen Gastronomie die Bestellung von Menüs nach französischem System, bei dem eine freie Menüfolge für einen festgesetzten Preis von den Gästen selbst zusammengestellt wird. Sind beispielsweise die ersten beiden Gänge bestellt und gebucht, können manche Kassen den Tisch noch einmal zurückholen, und lassen bei der Auswahl des Desserts nur noch die zu, die in der Summe mit den vorherigen Gängen dem festgesetzten Menüpreis entsprechen. So wird sichergestellt, dass sowohl die Gäste zufrieden sind, als auch dass die Kalkulation für dieses Menü eingehalten werden kann.
Weitere wichtige Kontrollen im Hotelbetrieb sind nötig im Bereich des Wareneinsatzes, gerade bei Getränken ist dies nicht ganz so einfach zu realisieren. Aber mit den passenden Peripheriegeräten kann man diese Kontrolle leicht in den Griff bekommen. Ob Kaffeemaschinen, Einzelflaschen- oder Durchflusskontrollsysteme, Wiegeschubladen, Hotelsoftware oder externe Buchungsgeräte zum Einsatz kommen, mit den passenden Schnittstellen kann die Kasse im Netzwerk diese Zusatzfunktion erfüllen. Moderne Kassen geben im Zusammenspiel mit Schankanlagen und Kaffeemaschinen erst nach der jeweiligen Registrierung an der Kasse den jeweiligen Artikel zum Zapfen frei. Damit können alle Getränke lückenlos erfasst werden und es geht kein Glas Bier mehr verloren. Die Schankanlagen lassen sich meist problemlos in das Kassennetzwerk integrieren.
Für die Außenbereiche eines Hotels, wie Terrasse, Golfplatz, Sportanlagen oder auch Spa können bequem mobile Kassen eingesetzt werden, die auch in der Lage sind, im Offline Betrieb zu arbeiten, falls der Funkbereich verlassen werden muss. Ein mobiles Kassensystem, das mit schneller 64 Bit Technologie ausgerüstet ist, kann das ohne Schwierigkeiten. Kommt der Service Mitarbeiter wieder in den Funkbereich zurück, werden die Daten der Kasse automatisch abgeglichen und übertragen. Das funktioniert natürlich auch im Netzwerk.
Aber gerade in einem Tagungs- und Banketthotel ist es wichtig, dass die Kasse in der Lage ist, diese speziellen Abrechnungsformen, wie Pauschalen pro Person, zu beherrschen. Bei besonderen Anlässen wie Hochzeiten, Firmeneinladungen oder Jubiläumsfeiern wird mit dem Einladenden häufig ein Festpreis pro Menü und der Umfang der bezahlten Getränke ausgehandelt. Diese Vereinbarung kann in moderne Kassen eingegeben und unter diese Option gestellt werden, so dass alle zusätzlich bestellten Gerichte und Getränke separat registriert werden. Konsumieren die Gäste weniger als vereinbart, berechnet das Kassensystem dennoch den ursprünglich vereinbarten Betrag. Damit wird die Verwaltung von Pauschalen und darüber hinaus gehenden Umsatz bei Tagungen, Seminaren oder auch anderen Feiern zum Kinderspiel
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Kassen und Kassensysteme in Hotels
Im Laufe der Jahre und Jahrzehnte haben sich verschiedenste Hotelarten heraus entwickelt, die eine besondere Zielgruppe ansprechen; und doch werden in allen Hotels Kassensysteme mit hotel-spezifischer Kassensoftware genutzt. Je nach Anfrage der Gäste werden nur Übernachtungen, Übernachtungen mit Frühstück, Halb- oder Vollpension sowie Einzel- und Doppelzimmer geboten. Diese Angebote haben viele Hotels gemeinsam, wie eben auch alle über moderne Kassensysteme verfügen, mit denen mehr als nur Übernachtungen abgerechnet werden können. Die Kassensoftware, mit der Kassensysteme ausgestattet sind, kann für alle Hotels und Hotelarten im Prinzip gleich sein. Feine Unterschiede in der Nutzung der Software guter Hotel- Kassen sind dann tatsächlich individuell zu bestimmende Anwendungen. Die eigentlichen Unterschiede zwischen den Hotels liegen in den Zielgruppen. So sind Messe- und Kongresshotels eher nicht auf Familienurlaub ausgerichtet sondern darauf, Geschäftsreisende, Messebesucher und Kongressteilnehmer zu beherbergen. Die Unterschiede der Ansprüche an Kassensysteme sind nicht riesig aber relevant, ebenso die Gemeinsamkeiten, welche über die Kassensoftware der Kassensysteme genutzt werden sollen und können. Unterschiede in den Nutzungsansprüchen können sein, dass schon die unterschiedlichen Preise entsprechend in den Kassen konfiguriert werden müssen. Auch das Veranstaltungsangebot ist unterschiedlich. Urlaubs- und Familienhotels bieten andere Aktivitäten auch zu anderen Zeiten an, als Kongress-, Messe- und Tagungshotels. Eine Gemeinsamkeit der genutzten Kassen und Kassensysteme in unterschiedlichen Hotels ist beispielsweise, dass im Vorfeld Zimmerreservierungen über das Internet erfolgen können und über das hier auszufüllende Kontaktformular schon erste Daten in die Kassensoftware übertragen werden. Auch ist eine wahrscheinliche oder wenigstens mögliche Gemeinsamkeit vieler Hotel-Kassensysteme, dass vom Hotel aus über die Kassen eine online-Verbindung zu örtlichen Touristikbüros, Fahrradverleihern und/oder Autovermietungen besteht. Dadurch ist es möglich, den verschiedensten Gästen ebenso verschiedene Ausflugsvorschläge zu erarbeiten, Leihfahrräder oder Mietwagen zu vermitteln. Natürlich sind Kassensysteme besonders im Hotelwesen inzwischen so unverzichtbar wie das Amen in der Kirche. Die leistungsfähige Kassensoftware moderner Hotel-Kassensysteme kann ihr übriges dazu tun, viele Arbeitsabläufe zu unterstützen und dadurch zu vereinfachen. Dadurch tragen Kassensysteme dazu bei, dass eine körperlich durchaus schwere Arbeit in vielen Bereichen erleichtert wird und dadurch zur Erhaltung der Arbeitskraft von Mitarbeitern beigetragen wird. Moderne Kassensysteme in Hotels bestehen aus mehreren netzwerkfähigen Kassen und Registrierkassen, die eine gemeinsame Kassensoftware nutzen. Hier können dann von verschiedenen Orten im Hotel sämtliche erfassten Daten ins Kassensystem aufgenommen und verarbeitet werden. Dabei können Kassensysteme beileibe nicht nur Daten erfassen, die für die Rechnungen der Hotelgäste relevant sind. Natürlich kann über in Hotels genutzte Kassensysteme auch die Arbeitszeiterfassung getätigt werden. Hinzu kommt, dass auch mobile Kassen an Kassensysteme im Hotel angegliedert werden können, um Umsätze im hoteleigenen Restaurant kundenfreundlich zu erfassen und über die Kassensoftware zu verarbeiten. Es gibt noch einige weitere interessante und arbeitserleichternde Funktionen, die über Kassensysteme, Netzwerkkassen und netzwerkfähige Registrierkassen durchgeführt werden können. Das hier zu beschreiben, würde aber leider den Rahmen sprengen.
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Hotel-Kassensysteme
Hotel-Kassensysteme sind leistungsstarke Geräte, die nicht nur das Aufrechnen und Kassieren von Hotelrechnungen übernehmen.Eine einfache Kasse, wie man sie als Registrierkasse beispielsweise aus dem Einzelhandel kennt, reicht für Hotels beileibe nicht aus. Die leistungsfähige Kassensoftware vieler Kassen-Hersteller ist für jede Hotelart geeignet und kann für jedes Unternehmen noch individuell gestaltet werden. Zusätzlich ist auch die Arbeit mit Office-Anwendungen über die Kassensoftware vieler Kassensysteme möglich. Schließlich muss es auch möglich sein, aus der Buchhaltung des Hotels heraus auf die Daten in der Kassensoftware zwecks zuzugreifen. Wenn ein zusätzliches PC-Programm über eine Schnittstelle mit einem Kassensystem verbunden werden muss, kann das durchaus zu Fehlern führen. Darum ist moderne Kassensoftware eben auch so einzurichten, dass hiermit eben auch Verwaltungsaufgaben eines Hotelbetriebes erledigt werden können. Die Software und die Endgeräte sind gleichermaßen einfach zu bedienen, Nutzer- und Anwenderfreundlichkeit wurde bei der Entwicklung groß geschrieben. Marketingfunktionen können als Standardeinstellung im Kassensystem enthalten sein. Es ist nebensächlich, wie groß der zu verwaltende Herbergsbetrieb ist, Kassensysteme und Netzwerkkassen sind im Hotelwesen unverzichtbar geworden. Hotels mit fünfhundert Zimmern haben wahrscheinlich ebenso viel höhere Anforderungen an eine Kasse für den Betrieb als ein kleinerer Familienbetrieb mit nur zwölf Zimmern. Trotzdem sollte man auf keinen Fall bei der Qualität der Kassen gespart werden. Sicher werden im großen Hotel mehr Module eines Kassensystems benötigt, aber auch das kleine familiengeführt Hotel sollte sich auf ein modernes Kassensystem verlassen können. Gute Hilfestellung bei der Einrichtung eines Hotels bietet der Hotelausstatter. Er wird Kontakt zu kompetenten Kassen-Herstellern knüpfen, damit das Haus mit guter Technik ausgerüstet wird. Für die sonstige Einrichtung mit ist der Hotelausstatter selbst kompetenter Ansprechpartner. In persönlichen Gesprächen können Kassenhersteller und Hotelausstatter auf ihrem Fachgebiet dem Hotelier fachlich zur Seite stehen und passende Informationen geben. So sind zwar die Grundanforderungen an eine Hotel-Kasse prinzipiell überall gleich. Aber für individuelle Einrichtungen in der Kassensoftware oder die Ausstattung mit Endgeräten kann der Kassen-Hersteller in der Tat noch einige Konfigurationen einrichten. Registrierkassen findet man seit Jahren in (beinahe) keinem Hotelbetrieb mehr. Schließlich sind große Hotels ebenso mit modernen Kassensystemen ausgestattet, wie es für kleine Pensionen, Jugendherbergen und kleinen Pensionen möglich ist. Ganz nach Bedarf kann die Anzahl der zu nutzenden Endgeräte variabel ermittelt und individuell in Betrieb genommen werden. Da Kassensysteme für Hotels modular aufgebaut sein können und auch oft abgestufte Preiskonzepte seitens der Kassenhersteller bestehen, ist ein modernes Kassensystem für jedes Hotel eine finanzierbare Lösung. Einen Guten Namen haben sich so einige deutsche Kassenhersteller auch schon auf internationaler Ebene gemach. Nach eigenen Angaben haben sie bereits mehrere zehntausend Kassen und Kassensysteme in verschiedenen Ländern unter Berücksichtigung der jeweiligen Rechtslage in Betrieb genommen.
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Kassensysteme für Hotels
Eine Hotelsoftware ist ein computergestütztes Anwendungsprogramm, das aus Zimmerreservierungs- und Abrechnungssystem besteht. Es handelt sich also um ein branchenspezifisches Kassensystem. Anfang der 1980′er Jahre entstanden die ersten PC-gestützten Lösungen. Mitte bis Ende desselben Jahrzehnts entstanden die ersten grafischen Reservierungspläne, die auch farblich gestaltet waren. So konnten verschiedene Bereiche gekennzeichnet und leichter erkannt werden. Da die Technik einer Netzwerkkasse preiswert und anwenderfreundlich war sowie die Hotelorganisation bereits erheblich erleichtern konnte, wurde das Verbreitungsgebiet immer größer. Sogar für kleinere Hotelbetriebe wurden Netzwerkkasse und Kassensoftware interessant. Inzwischen haben Kassenhersteller ein breitgefächertes Angebot für Hotel- Kassensysteme und Kassensoftware. Mit den Netzwerkkassen kann eine Vielzahl der Hotelbereiche miteinander verbunden werden. Außer der internen Verbindung von Reservierungsbestätigung und Rechnungsstellung sind auch Schnittstellen zu Internet-Buchungsportalen, Telefonanlage, Lagerhaltung möglich. Auch die betriebliche Buchhaltung bis hin zu Mahnwesen sind Standardeinrichtungen in moderner Kassensoftware und Netzwerkkassen. Über Zugänge per ISDN- oder DSL-Software sind auch Vernetzungen zum Kassenhersteller möglich. Dies vereinfacht die Fernwartung, was wiederum Kosten einspart. Auch Aktualisierungen der Kassensoftware können hierüber geschehen. Je nach Exklusivität des Hotels wird die Kassenanlage natürlich entsprechend diskret installiert. Schließlich ist nicht jeder Gast so offenherzig, dass andere Leute sehen sollen, ob mit großen Scheinen bar gezahlt wird oder bargeldlos mit einer wie auch immer colorierten Kreditkarte. Aber selbst für Jugendherbergen gibt es inzwischen leistungsstarke Kassensysteme mit entsprechender Kassensoftware. Die Entwicklung hat in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Jugendherbergswerk stattgefunden. Somit wurde auch für die Jugendherbergen in Deutschland eine einheitliche aber augenscheinlich sehr effektive Kassenlösung erarbeitet. Es wurden sogar unterschiedliche Bedürfnisse der einzelnen Landesverbände berücksichtigt. In die Kassensoftware wurde sogar der Sicherheitsaspekt integriert, dass jeder Nutzer dieses Programms nach seiner Passwort-Anmeldung nur entsprechend seiner Berechtigung mit dem Programm arbeiten kann. Soll heißen: ein Nutzer in der Buchhaltung hat wahrscheinlich keine Berechtigung, Zimmerbuchungen seitens der Gäste entgegenzunehmen oder Buchungsbestätigungen auszustellen. Ähnliche Sicherheitsmerkmale sind aber wahrscheinlich in allen Kassensystemen und Netzwerkkassen mit Kassensoftware möglich, also auch für Hotelbetriebe der gehobenen Preisklasse.
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