Hotels einfach verwalten mit Kassensystem
10. August 2009 | 
Autor: Ein Hotel ist von der logistischen Seite ein sehr komplexer Bereich. Besonders die Verwaltung der Umsätze der Gäste und die korrekte Abrechnung sind neben der Organisation des House Keeping die schwierigste und wichtigste Aufgabe bei der Führung eines Hotels. Ein gutes, modernes Kassensystem kann das eine große Hilfe sein, vor allem, wenn die im ganzen Haus im Betrieb befindlichen Kassensysteme und Peripheriegeräte im Netzwerk installiert sind. Ein Hotel im gehobenen Bereich, vielleicht sogar ein Wellnesshotel kommt heute nicht mit einem Restaurant aus. In der Regel gibt es mindestens ein Restaurant, ein Café und eine Bar, viele Häuser bieten ihren Gästen auch mehrere, kleine Restaurants mit verschiedenen Speisenangeboten zur Auswahl. Dazu kommen dann Getränkeservice im Wellness- und Poolbereich, vielleicht sogar im Fitnessraum. Seminar- und Tagungsräume und der dort getätigte Verzehr müssen ebenfalls in Kassensysteme gebucht werden. Das hilft dabei, die ausgemachten Tagespauschalen zu kontrollieren und ggf. den Mehrverzehr gesondert abrechnen zu können. Große Hotels haben möglicherweise im Bereich der Lobby noch Einkaufsmöglichkeiten, wie Boutiquen, Blumenläden oder Tabakwaren für die Gäste. Auch hier sind dann Kassensysteme im Einsatz, von denen es auf Wunsch des Gastes möglich ist, den Kauf auf die Zimmernummer zu buchen. Jetzt wäre es natürlich extrem aufwändig, wenn alle diese einzelnen Belege manuell gesammelt und dann an der Rezeption erfasst und in die Rechnung einbezogen werden müssten. Kassensysteme können per DFÜ regelmäßig ausgelesen werden und die angefallenen Kauf- oder Verzehrbelege mit in die Rechnung des dementsprechenden Gastes eingerechnet werden. Und das mit den genauen Angaben zum Zeitpunkt, Ort und Art des Umsatzes. So ist gewährleistet, dass der Gast punktgenau nachvollziehen kann, was alles auf seiner Rechnung steht. Auf der anderen Seite ist es für den Hotellier sicherlich wichtig, zu sehen, welche Angebote die Gäste bevorzugt in Anspruch nehmen. Wenn also auch die Wellnessbehandlungen und ähnliches mit den Kassensystemen erfasst werden, hat er nach Auswertung der Daten eine genaue Statistik, wo in seinem Hotel Geld verdient wird, welchen Wareneinsatz das erfordert hat und wie viel Gewinn erwirtschaftet wurde. Die Installation eines so komplexen Kassennetzwerks erfordert die Beratung und Hilfe eines Fachhändlers, der anhand des Aufgabenbuches, das für das Hotel erstellt werden sollte, plant, welche Kassensysteme welche Drucker, Displays, mobilen Kassensysteme und Kellnerrufsysteme, möglicherweise Schankanlagen und Kaffeemaschinen mit ins Netzwerk integriert werden sollen. Dementsprechend vorgeplant, kann die Installation in mehreren Schritten erfolgen. Erst müssen die notwendigen Kabelverlegungen durchgeführt werden. Wo keine Kabel verlegt werden können, hat man die Möglichkeit, kabellose Kassensysteme mit Akkubetrieb und Funkübertragung der Daten zu verwenden. Dann werden die Kassensysteme und Peripheriegeräte aufgestellt und miteinander im Netzwerk verbunden. So ist es dann auch möglich, dass von jeder sich im Netzwerk befindlichen Kasse aus die Schankanlage, der Drucker oder andere Komponenten angesprochen werden können. Die Daten, die das Netzwerk an den zentralen PC übermittelt können auf der einen Seite, wie schon beschrieben, in die Hotelsoftware zur Abrechnung des Zimmers übernommen werden, auf der anderen Seite stellen sie die notwendigen Informationen zur Verfügung, um den Wareneinkauf und die Lagerhaltung zu optimieren. Letztendlich dienen die Daten aus dem Netzwerk Kassensystem dazu, einen kompletten betriebswirtschaftlichen Überblick über die Abläufe im Hotel zu erhalten und vereinfachen die Verwaltung in allen Bereichen.
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