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Kassen in Messehotels
24. April 2009 | 
Autor: Eine Wirtschaftsmeldung kommt gerade herein, die positiver nicht sein kann: Die Hannover Messe war mit 210.000 gezählten Gästen besser als ausreichend besucht. Trotz der Krise in der globalen Gesamtwirtschaft konnte vom Veranstalter und durchweg positive Bilanz gezogen werden. 25 % der Gäste seien aus dem Ausland angereist, so der Veranstalter. Wenn man die begrenzenden Reisvorgaben der Betriebe betrachtet, übersteigt die Besucherzahl die Erwartungen erheblich. Es kamen auch viele Besucher mit definitiven Investitionsabsichten. Es wurden neben zahllosen geknüpften Geschäftskontakten wohl auch Einzelaufträge erteilt, die ein erhebliches Auftragsvolumen umfassen. Deutschlands Industrie ist auch in Krisenzeiten mutig und duckt sich nicht weg. Dass natürlich auch Messe- und Kongresshotels rund um das Messegelände wahrscheinlich schon Wochen im Voraus ausgebucht waren, dürfte angesichts dieser Darstellung nicht verwundern. Man kann davon ausgehen, dass moderne Kongress- und Messehotels mit einer leistungsfähigen Kasse in einem modernen Kassensystem ausgestattet sind. Messeveranstalter kündigen die nächsten Messetermine im Internet meist schon bis zu zwölf Monate im Voraus an. Auf diesen Internetseiten mit Informationen über geplante Messen sind dann auch häufig Links zu Messe- und Kongresshotels. Darüber kommt man zu deren Web-Auftritten. Von hier aus sind Reservierungen und Buchungen für Übernachtungen möglich, die dann auch die wichtigsten Daten in die jeweiligen Kassensysteme der Hotels übertragen. Damit kann frühzeitig eine Reservierung vorgenommen werden. Und falls die Übernachtung doch nicht benötigt wird, kann rechtzeitig abgesagt werden. Da zu Messezeiten Hotels wahrscheinlich sogar Wartelisten für Übernachtungen führen, dürfte auch die in der Kassensoftware gelistet sein. Und jede Übernachtungsabsage kann im Kassensystem so verarbeitet werden, dass die Warteliste der Reihe nach abgearbeitet wird. So wird gewährleistet, dass alle in Wartelisten eingetragenen Interessenten dann informiert werden können, wenn sie laut Kassensoftware aufgerufen werden. Dass moderne Kassensysteme schon beinahe selbstverständlich die Arbeitszeiterfassung der Hotelmitarbeiter übernehmen können und auch Dienstpläne über Netzwerkkassen erstellt werden können, ist für den interessierten Hotelgast sicher nicht wirklich neu. Auch Bars und Restaurants, die dem Messe- oder Kongresshotel angehören, sind mit Kassen ausgestattet, die die Kassensoftware des Hotels mit nutzen. So ist es ein leichtes, alle relevanten Daten im Kassensystem so zu verwalten, dass dem Gast am Ende seines Aufenthalts eine detaillierte Rechnung gestellt werden kann. Weil viele Unternehmen aber, wie gesagt, derzeit eine recht sparsame Reisepolitik fahren, haben sicher viele Messebesucher auch eine Übernachtung in Jugendherbergen, Hostels oder anderen preiswerten Beherbergungsbetrieben gewählt. Doch auch hier dürften moderne Kassen und Netzwerkkassen als Kassensystem zum Einsatz kommen. Schließlich sind auch hier die übliche Hotelabrechnung und ein ebenso gängiger Verwaltungsapparat zu bedienen. Und da ist in jedem Beherbergungsunternehmen eine Hotel-Kassensoftware nötig, mindestens aber empfehlenswert.
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Hotel-Kassensysteme
Hotel-Kassensysteme sind leistungsstarke Geräte, die nicht nur das Aufrechnen und Kassieren von Hotelrechnungen übernehmen.Eine einfache Kasse, wie man sie als Registrierkasse beispielsweise aus dem Einzelhandel kennt, reicht für Hotels beileibe nicht aus. Die leistungsfähige Kassensoftware vieler Kassen-Hersteller ist für jede Hotelart geeignet und kann für jedes Unternehmen noch individuell gestaltet werden. Zusätzlich ist auch die Arbeit mit Office-Anwendungen über die Kassensoftware vieler Kassensysteme möglich. Schließlich muss es auch möglich sein, aus der Buchhaltung des Hotels heraus auf die Daten in der Kassensoftware zwecks zuzugreifen. Wenn ein zusätzliches PC-Programm über eine Schnittstelle mit einem Kassensystem verbunden werden muss, kann das durchaus zu Fehlern führen. Darum ist moderne Kassensoftware eben auch so einzurichten, dass hiermit eben auch Verwaltungsaufgaben eines Hotelbetriebes erledigt werden können. Die Software und die Endgeräte sind gleichermaßen einfach zu bedienen, Nutzer- und Anwenderfreundlichkeit wurde bei der Entwicklung groß geschrieben. Marketingfunktionen können als Standardeinstellung im Kassensystem enthalten sein. Es ist nebensächlich, wie groß der zu verwaltende Herbergsbetrieb ist, Kassensysteme und Netzwerkkassen sind im Hotelwesen unverzichtbar geworden. Hotels mit fünfhundert Zimmern haben wahrscheinlich ebenso viel höhere Anforderungen an eine Kasse für den Betrieb als ein kleinerer Familienbetrieb mit nur zwölf Zimmern. Trotzdem sollte man auf keinen Fall bei der Qualität der Kassen gespart werden. Sicher werden im großen Hotel mehr Module eines Kassensystems benötigt, aber auch das kleine familiengeführt Hotel sollte sich auf ein modernes Kassensystem verlassen können. Gute Hilfestellung bei der Einrichtung eines Hotels bietet der Hotelausstatter. Er wird Kontakt zu kompetenten Kassen-Herstellern knüpfen, damit das Haus mit guter Technik ausgerüstet wird. Für die sonstige Einrichtung mit ist der Hotelausstatter selbst kompetenter Ansprechpartner. In persönlichen Gesprächen können Kassenhersteller und Hotelausstatter auf ihrem Fachgebiet dem Hotelier fachlich zur Seite stehen und passende Informationen geben. So sind zwar die Grundanforderungen an eine Hotel-Kasse prinzipiell überall gleich. Aber für individuelle Einrichtungen in der Kassensoftware oder die Ausstattung mit Endgeräten kann der Kassen-Hersteller in der Tat noch einige Konfigurationen einrichten. Registrierkassen findet man seit Jahren in (beinahe) keinem Hotelbetrieb mehr. Schließlich sind große Hotels ebenso mit modernen Kassensystemen ausgestattet, wie es für kleine Pensionen, Jugendherbergen und kleinen Pensionen möglich ist. Ganz nach Bedarf kann die Anzahl der zu nutzenden Endgeräte variabel ermittelt und individuell in Betrieb genommen werden. Da Kassensysteme für Hotels modular aufgebaut sein können und auch oft abgestufte Preiskonzepte seitens der Kassenhersteller bestehen, ist ein modernes Kassensystem für jedes Hotel eine finanzierbare Lösung. Einen Guten Namen haben sich so einige deutsche Kassenhersteller auch schon auf internationaler Ebene gemach. Nach eigenen Angaben haben sie bereits mehrere zehntausend Kassen und Kassensysteme in verschiedenen Ländern unter Berücksichtigung der jeweiligen Rechtslage in Betrieb genommen.
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Kassensysteme in Messe- und Urlaubshotel
Die Region Stuttgart legt für 2008 eine gute Vorlage hin: es wurden mehr als 6,6Mio. Übernachtungen gezählt. Das ist eine Steigerung gegenüber dem Vorjahr von satten 7 Prozent. Eine wesentliche Rolle dabei spielt wohl auch, dass die Neue Messe Stuttgart mit dem angegliederten Internationalen Congresscentrum Stuttgart ihren Betrieb aufgenommen hat. Gerade im Bereich um Messe- und Kongressgelände dürften sich auch einige Hotels niedergelassen haben. Diese bieten sicher Übernachtungen überwiegend für Messebesucher, Dienstreisende und Aussteller an. Ein Familienurlaub ist hier vermutlich eher nicht angesagt. Die Neue Messe Stuttgart befindet sich jedenfalls in einer der stärksten Wirtschaftsregionen in Europa. Und es handelt sich um einen bevorzugten Standort von Messen, Kongressen und Events, national wie international. Außerdem biete die Messe Stuttgart fantastische Möglichkeiten, weil sie europaweit das modernste Messegelände ist. Und auch die direkte Nähe zum Stuttgarter Flughafen ist da ein enormer Vorteil. Aber dass die Neue Messe Stuttgart auch Arbeitgeber ist und viele Jobs zu bieten hat, sogar jetzt zu Krisenzeiten, sollte nicht Thema dieses Textes werden. Jedenfalls wurden im vergangenen Jahr viel Hotels, Gasthöfe und Pensionen auch in den Landkreisen rund um Stuttgart, besonders in Messenähe, eröffnet. Denn zu Messezeiten ist die Frage nach Übernachtungsmöglichkeiten enorm gestiegen. Jedenfalls ist die Übernachtungszahl durchaus abhängig davon, ob es sich um Urlaubshotels handelt oder um Betriebe, die sich auf Geschäftsreisende spezialisiert haben. Aber Geschäftsreise hin, Urlaubsreise her: Ein Hotel benötigt in jedem Fall eine Kasse. Da wie in jedem Hotel eine Registrierkasse beileibe nicht ausreicht, wird in jedem Hotel ab einer bestimmten Größe ein branchenspezifisches Kassensystem genutzt werden. Moderne Kassensysteme, wie sie für Hotels von Kassenherstellern angeboten werden, bieten eine Vielzahl an Verwaltungsaufgaben an. Das wichtigste auch für eine Hotel- Kasse ist natürlich, dass Übernachtungen registriert, aufsummiert und kassiert werden. Aber ein Kassensystem oder auch eine Netzwerkkasse kann noch vieles mehr. Die Reservierung und Buchung über das Internet kann direkt in die Kassensoftware eingetragen werden. Damit sind die Daten des Gastes schon bei der Anreise verfügbar. Das spart natürlich viel Zeit beim Einchecken. Die Mitarbeiter des Housekeeping können mit mobilen Geräten ausgestattet sein, mit denen sie Entnahmen aus der Minibar des Gästezimmers erfassen und mit einem Funksignal oder an einer Basisstation in das Kassensystem übertragen. Mobile Kassen können natürlich auch im hoteleigenen Restaurant oder Bistro zum Einsatz kommen. Hier werden die Bestellungen parallel zur Küche und zur Kassensoftware übertragen. Desweiteren sind Kassensysteme und Netzwerkkasse in der Lage, der betrieblichen Buchhaltung zuzuarbeiten und auch die Einsatzplanung der Mitarbeiter zu unterstützen. Registrierkassen sind in Hotels eigentlich gar nicht mehr zu finden. Denn die Kassensoftware einer Registrierkasse ist für die Anforderungen im Hotelbetrieb in aller Regel nicht vorgesehen. Selbst eine netzwerkfähige Registrierkasse kann ich mir gerade nicht vorstellen, dass sie im Hotel zum Einsatz kommt, sondern eher im Handel, um eine Filiale eines Konzerns abzurechnen.
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Hotel und Ferienwohnung an der Kasse zahlen
St. Moritz ist ja die Gegend, wo sich Promis und Reiche jeden Winter zum Skiurlaub treffen. Hotels bieten Einzel- und Doppelzimmer, Pensionen auch kleine Ferienwohnungen an. Ein Hotel bietet aber auch eine gemütlich Ferienwohnung (2 Zimmer, etwa 60m²), in der man es sich gut gehen lassen kann. Denn man kann sich hier nicht nur selbst versorgen sondern auch alle Annehmlichkeiten des Hotels genießen: Fitness-Bereich und Wellness-Bad sind kostenfrei nutzbar, ebenso die Aufenthaltsräume mit Kamin, eine hauseigene Bar mit Live-Musik und zwei hoteleigene Restaurants. In seinem Internet-Auftritt informiert das Hotel, dass der nach Westen gelegene Garten mit Wiese, Esstisch und Liegestühlen je nach Schneeverhältnis im Winter leider nicht nutzbar ist. Die ausladende Sonnenterasse des Hotels ist mit Liegestühlen und Decken bestückt, und steht auch für die Gäste der Ferienwohnung zur Verfügung. Der Parkplatz des Hotels steht kostenlos zur Verfügung, ein Garagenplatz, der vor Anreise zu buchen ist, ist gebührenpflichtig. Das ließe sich natürlich prima über die Rechnung mit abwickeln. Denn schließlich wird auch dieses Hotel mit einer Kasse ausgestattet sein. Ein Hotel- Kassensystem bietet vielerlei Möglichkeiten, von Gästen genutzte Dienstleistungen des Hotels abzurechnen. So eben auch den Garagenplatz für das Auto. Bei der Buchung kann die Zimmer- oder Appartementreservierung mit der Reservierung von Parkplätzen getätigt werden. Wer über das Internet bucht, dessen Daten sind direkt in die Kassensoftware des Kassensystems einspeisbar. Wenn der Gast ankommt, stehen bereits alle wichtigen Informationen zur Verfügung. Die Hotelmitarbeiter können über den Bildschirm der Kasse erkennen, welches Zimmer für wen vorgesehen ist. Die Reservierung eines PKW-Stellplatzes ist ebenfalls der Gästerechnung zuzuordnen. Mobile Kassen können im Restaurant die Bestellungen aufnehmen und per Funk an Küche und Kassensoftware übertragen. Sollte sich im Hotel ein Souvenirgeschäft niedergelassen haben, kann es hier zwei Möglichkeiten geben, die verkauften Waren zu kassieren: Ist der Laden dem Hotel angegliedert, dürfte auch die (wahrscheinlich) netzwerkfähige Registrierkasse an das Hotel- Kassensystem angeschlossen sein. Wenn Hotelgäste hier einkaufen, können die Artikel entweder sofort bezahlt oder über die Kassensoftware der Hotelrechnung zugewiesen werden. Ist der Laden jedoch selbständig und im Hotel zur Miete eingerichtet, dürfte eine Registrierkasse ohne Anbindung an das Kassensystem des Hotels vorhanden sein. Dann zahlen Hotelgäste wie externe Kunden ihren Einkauf sofort an Ort und Stelle. Natürlich ist auch bei Registrierkassen die Möglichkeiten nachrüstbar, dass die Bargeldlose Zahlung möglich ist. Hierfür wird ein Kartenlesegerät installiert, welches mit einer online-Verbindung die Bankdaten und die Bonität prüft und dann den Betrag vom Konto des Kunden abbucht. Bei Kassensystemen für Hotels sind diese Kartenlesegeräte bereits fest integrierte Bestandteile. Eine Registrierkasse muss bei Bedarf nachgerüstet werden. Ob aber nun ein Kassensystem oder eine Netzwerkkasse für das Hotel oder eine Registrierkasse für den Souvenirshop: Verkäufe von Waren und Dienstleistungen zu registrieren und aufzurechnen ist die Hauptaufgabe einer jeden Kasse. Belege für Kunden und die Buchhaltung erstellen sie alle, und das ist ebenfalls nicht unwichtig. Schließlich verlangt der Gesetzgeber ebendies.
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Kassensysteme für Hotels
Eine Hotelsoftware ist ein computergestütztes Anwendungsprogramm, das aus Zimmerreservierungs- und Abrechnungssystem besteht. Es handelt sich also um ein branchenspezifisches Kassensystem. Anfang der 1980′er Jahre entstanden die ersten PC-gestützten Lösungen. Mitte bis Ende desselben Jahrzehnts entstanden die ersten grafischen Reservierungspläne, die auch farblich gestaltet waren. So konnten verschiedene Bereiche gekennzeichnet und leichter erkannt werden. Da die Technik einer Netzwerkkasse preiswert und anwenderfreundlich war sowie die Hotelorganisation bereits erheblich erleichtern konnte, wurde das Verbreitungsgebiet immer größer. Sogar für kleinere Hotelbetriebe wurden Netzwerkkasse und Kassensoftware interessant. Inzwischen haben Kassenhersteller ein breitgefächertes Angebot für Hotel- Kassensysteme und Kassensoftware. Mit den Netzwerkkassen kann eine Vielzahl der Hotelbereiche miteinander verbunden werden. Außer der internen Verbindung von Reservierungsbestätigung und Rechnungsstellung sind auch Schnittstellen zu Internet-Buchungsportalen, Telefonanlage, Lagerhaltung möglich. Auch die betriebliche Buchhaltung bis hin zu Mahnwesen sind Standardeinrichtungen in moderner Kassensoftware und Netzwerkkassen. Über Zugänge per ISDN- oder DSL-Software sind auch Vernetzungen zum Kassenhersteller möglich. Dies vereinfacht die Fernwartung, was wiederum Kosten einspart. Auch Aktualisierungen der Kassensoftware können hierüber geschehen. Je nach Exklusivität des Hotels wird die Kassenanlage natürlich entsprechend diskret installiert. Schließlich ist nicht jeder Gast so offenherzig, dass andere Leute sehen sollen, ob mit großen Scheinen bar gezahlt wird oder bargeldlos mit einer wie auch immer colorierten Kreditkarte. Aber selbst für Jugendherbergen gibt es inzwischen leistungsstarke Kassensysteme mit entsprechender Kassensoftware. Die Entwicklung hat in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Jugendherbergswerk stattgefunden. Somit wurde auch für die Jugendherbergen in Deutschland eine einheitliche aber augenscheinlich sehr effektive Kassenlösung erarbeitet. Es wurden sogar unterschiedliche Bedürfnisse der einzelnen Landesverbände berücksichtigt. In die Kassensoftware wurde sogar der Sicherheitsaspekt integriert, dass jeder Nutzer dieses Programms nach seiner Passwort-Anmeldung nur entsprechend seiner Berechtigung mit dem Programm arbeiten kann. Soll heißen: ein Nutzer in der Buchhaltung hat wahrscheinlich keine Berechtigung, Zimmerbuchungen seitens der Gäste entgegenzunehmen oder Buchungsbestätigungen auszustellen. Ähnliche Sicherheitsmerkmale sind aber wahrscheinlich in allen Kassensystemen und Netzwerkkassen mit Kassensoftware möglich, also auch für Hotelbetriebe der gehobenen Preisklasse.
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