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Kassen in Messehotels
24. April 2009 | 
Autor: Eine Wirtschaftsmeldung kommt gerade herein, die positiver nicht sein kann: Die Hannover Messe war mit 210.000 gezählten Gästen besser als ausreichend besucht. Trotz der Krise in der globalen Gesamtwirtschaft konnte vom Veranstalter und durchweg positive Bilanz gezogen werden. 25 % der Gäste seien aus dem Ausland angereist, so der Veranstalter. Wenn man die begrenzenden Reisvorgaben der Betriebe betrachtet, übersteigt die Besucherzahl die Erwartungen erheblich. Es kamen auch viele Besucher mit definitiven Investitionsabsichten. Es wurden neben zahllosen geknüpften Geschäftskontakten wohl auch Einzelaufträge erteilt, die ein erhebliches Auftragsvolumen umfassen. Deutschlands Industrie ist auch in Krisenzeiten mutig und duckt sich nicht weg. Dass natürlich auch Messe- und Kongresshotels rund um das Messegelände wahrscheinlich schon Wochen im Voraus ausgebucht waren, dürfte angesichts dieser Darstellung nicht verwundern. Man kann davon ausgehen, dass moderne Kongress- und Messehotels mit einer leistungsfähigen Kasse in einem modernen Kassensystem ausgestattet sind. Messeveranstalter kündigen die nächsten Messetermine im Internet meist schon bis zu zwölf Monate im Voraus an. Auf diesen Internetseiten mit Informationen über geplante Messen sind dann auch häufig Links zu Messe- und Kongresshotels. Darüber kommt man zu deren Web-Auftritten. Von hier aus sind Reservierungen und Buchungen für Übernachtungen möglich, die dann auch die wichtigsten Daten in die jeweiligen Kassensysteme der Hotels übertragen. Damit kann frühzeitig eine Reservierung vorgenommen werden. Und falls die Übernachtung doch nicht benötigt wird, kann rechtzeitig abgesagt werden. Da zu Messezeiten Hotels wahrscheinlich sogar Wartelisten für Übernachtungen führen, dürfte auch die in der Kassensoftware gelistet sein. Und jede Übernachtungsabsage kann im Kassensystem so verarbeitet werden, dass die Warteliste der Reihe nach abgearbeitet wird. So wird gewährleistet, dass alle in Wartelisten eingetragenen Interessenten dann informiert werden können, wenn sie laut Kassensoftware aufgerufen werden. Dass moderne Kassensysteme schon beinahe selbstverständlich die Arbeitszeiterfassung der Hotelmitarbeiter übernehmen können und auch Dienstpläne über Netzwerkkassen erstellt werden können, ist für den interessierten Hotelgast sicher nicht wirklich neu. Auch Bars und Restaurants, die dem Messe- oder Kongresshotel angehören, sind mit Kassen ausgestattet, die die Kassensoftware des Hotels mit nutzen. So ist es ein leichtes, alle relevanten Daten im Kassensystem so zu verwalten, dass dem Gast am Ende seines Aufenthalts eine detaillierte Rechnung gestellt werden kann. Weil viele Unternehmen aber, wie gesagt, derzeit eine recht sparsame Reisepolitik fahren, haben sicher viele Messebesucher auch eine Übernachtung in Jugendherbergen, Hostels oder anderen preiswerten Beherbergungsbetrieben gewählt. Doch auch hier dürften moderne Kassen und Netzwerkkassen als Kassensystem zum Einsatz kommen. Schließlich sind auch hier die übliche Hotelabrechnung und ein ebenso gängiger Verwaltungsapparat zu bedienen. Und da ist in jedem Beherbergungsunternehmen eine Hotel-Kassensoftware nötig, mindestens aber empfehlenswert.
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Hotel-Kassensysteme
Hotel-Kassensysteme sind leistungsstarke Geräte, die nicht nur das Aufrechnen und Kassieren von Hotelrechnungen übernehmen.Eine einfache Kasse, wie man sie als Registrierkasse beispielsweise aus dem Einzelhandel kennt, reicht für Hotels beileibe nicht aus. Die leistungsfähige Kassensoftware vieler Kassen-Hersteller ist für jede Hotelart geeignet und kann für jedes Unternehmen noch individuell gestaltet werden. Zusätzlich ist auch die Arbeit mit Office-Anwendungen über die Kassensoftware vieler Kassensysteme möglich. Schließlich muss es auch möglich sein, aus der Buchhaltung des Hotels heraus auf die Daten in der Kassensoftware zwecks zuzugreifen. Wenn ein zusätzliches PC-Programm über eine Schnittstelle mit einem Kassensystem verbunden werden muss, kann das durchaus zu Fehlern führen. Darum ist moderne Kassensoftware eben auch so einzurichten, dass hiermit eben auch Verwaltungsaufgaben eines Hotelbetriebes erledigt werden können. Die Software und die Endgeräte sind gleichermaßen einfach zu bedienen, Nutzer- und Anwenderfreundlichkeit wurde bei der Entwicklung groß geschrieben. Marketingfunktionen können als Standardeinstellung im Kassensystem enthalten sein. Es ist nebensächlich, wie groß der zu verwaltende Herbergsbetrieb ist, Kassensysteme und Netzwerkkassen sind im Hotelwesen unverzichtbar geworden. Hotels mit fünfhundert Zimmern haben wahrscheinlich ebenso viel höhere Anforderungen an eine Kasse für den Betrieb als ein kleinerer Familienbetrieb mit nur zwölf Zimmern. Trotzdem sollte man auf keinen Fall bei der Qualität der Kassen gespart werden. Sicher werden im großen Hotel mehr Module eines Kassensystems benötigt, aber auch das kleine familiengeführt Hotel sollte sich auf ein modernes Kassensystem verlassen können. Gute Hilfestellung bei der Einrichtung eines Hotels bietet der Hotelausstatter. Er wird Kontakt zu kompetenten Kassen-Herstellern knüpfen, damit das Haus mit guter Technik ausgerüstet wird. Für die sonstige Einrichtung mit ist der Hotelausstatter selbst kompetenter Ansprechpartner. In persönlichen Gesprächen können Kassenhersteller und Hotelausstatter auf ihrem Fachgebiet dem Hotelier fachlich zur Seite stehen und passende Informationen geben. So sind zwar die Grundanforderungen an eine Hotel-Kasse prinzipiell überall gleich. Aber für individuelle Einrichtungen in der Kassensoftware oder die Ausstattung mit Endgeräten kann der Kassen-Hersteller in der Tat noch einige Konfigurationen einrichten. Registrierkassen findet man seit Jahren in (beinahe) keinem Hotelbetrieb mehr. Schließlich sind große Hotels ebenso mit modernen Kassensystemen ausgestattet, wie es für kleine Pensionen, Jugendherbergen und kleinen Pensionen möglich ist. Ganz nach Bedarf kann die Anzahl der zu nutzenden Endgeräte variabel ermittelt und individuell in Betrieb genommen werden. Da Kassensysteme für Hotels modular aufgebaut sein können und auch oft abgestufte Preiskonzepte seitens der Kassenhersteller bestehen, ist ein modernes Kassensystem für jedes Hotel eine finanzierbare Lösung. Einen Guten Namen haben sich so einige deutsche Kassenhersteller auch schon auf internationaler Ebene gemach. Nach eigenen Angaben haben sie bereits mehrere zehntausend Kassen und Kassensysteme in verschiedenen Ländern unter Berücksichtigung der jeweiligen Rechtslage in Betrieb genommen.
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Kassensysteme für Hotels
Eine Hotelsoftware ist ein computergestütztes Anwendungsprogramm, das aus Zimmerreservierungs- und Abrechnungssystem besteht. Es handelt sich also um ein branchenspezifisches Kassensystem. Anfang der 1980′er Jahre entstanden die ersten PC-gestützten Lösungen. Mitte bis Ende desselben Jahrzehnts entstanden die ersten grafischen Reservierungspläne, die auch farblich gestaltet waren. So konnten verschiedene Bereiche gekennzeichnet und leichter erkannt werden. Da die Technik einer Netzwerkkasse preiswert und anwenderfreundlich war sowie die Hotelorganisation bereits erheblich erleichtern konnte, wurde das Verbreitungsgebiet immer größer. Sogar für kleinere Hotelbetriebe wurden Netzwerkkasse und Kassensoftware interessant. Inzwischen haben Kassenhersteller ein breitgefächertes Angebot für Hotel- Kassensysteme und Kassensoftware. Mit den Netzwerkkassen kann eine Vielzahl der Hotelbereiche miteinander verbunden werden. Außer der internen Verbindung von Reservierungsbestätigung und Rechnungsstellung sind auch Schnittstellen zu Internet-Buchungsportalen, Telefonanlage, Lagerhaltung möglich. Auch die betriebliche Buchhaltung bis hin zu Mahnwesen sind Standardeinrichtungen in moderner Kassensoftware und Netzwerkkassen. Über Zugänge per ISDN- oder DSL-Software sind auch Vernetzungen zum Kassenhersteller möglich. Dies vereinfacht die Fernwartung, was wiederum Kosten einspart. Auch Aktualisierungen der Kassensoftware können hierüber geschehen. Je nach Exklusivität des Hotels wird die Kassenanlage natürlich entsprechend diskret installiert. Schließlich ist nicht jeder Gast so offenherzig, dass andere Leute sehen sollen, ob mit großen Scheinen bar gezahlt wird oder bargeldlos mit einer wie auch immer colorierten Kreditkarte. Aber selbst für Jugendherbergen gibt es inzwischen leistungsstarke Kassensysteme mit entsprechender Kassensoftware. Die Entwicklung hat in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Jugendherbergswerk stattgefunden. Somit wurde auch für die Jugendherbergen in Deutschland eine einheitliche aber augenscheinlich sehr effektive Kassenlösung erarbeitet. Es wurden sogar unterschiedliche Bedürfnisse der einzelnen Landesverbände berücksichtigt. In die Kassensoftware wurde sogar der Sicherheitsaspekt integriert, dass jeder Nutzer dieses Programms nach seiner Passwort-Anmeldung nur entsprechend seiner Berechtigung mit dem Programm arbeiten kann. Soll heißen: ein Nutzer in der Buchhaltung hat wahrscheinlich keine Berechtigung, Zimmerbuchungen seitens der Gäste entgegenzunehmen oder Buchungsbestätigungen auszustellen. Ähnliche Sicherheitsmerkmale sind aber wahrscheinlich in allen Kassensystemen und Netzwerkkassen mit Kassensoftware möglich, also auch für Hotelbetriebe der gehobenen Preisklasse.
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Städtereisen
Neben dem klassischen Erholungsurlaub sind über das Jahr verteilt auch Städtereisen sehr beliebt. Hierfür kann man an sogenannten Brückentagen einzelne Tage Urlaub nehmen und ein verlängertes Wochenende genießen. Dieses Reiseangebot ist für einen Kurzurlaub ideal. Denn eine Stadt kann man in wenigen Tagen erkunden und dabei viel erleben. Denn jede größere Stadt bietet nicht nur Gastronomie der verschiedensten Kategorien, sondern auch Kultur, Theater, Kino und Einkaufsmöglichkeiten. Und in all diesen Bereichen finden neben bargeldlosem Zahlungsverkehr auch Bargeschäfte statt. Für beides ist ein Kassensystem dienlich. Sicher reicht in kleineren Geschäften eine einfache Registrierkasse aus. Aber sobald mit Bargeld ebenso wie bargeldlos gezahlt wird, ist eine Kasse nötig, an der wenigstens ein Kartenlesegerät angeschlossen werden kann. Denn dieses nimmt mit einer online-Verbindung Kontakt zur Bank des Kunden auf, um den Betrag vom Konto abzubuchen. Das Kartenlesegerät druckt zwei Belege aus: der eine ist für den Kunden, damit dieser die Zahlung des Einkaufs bestätigt bekommt. Hier sind der Betrag, die Bankverbindung und das abbuchende Unternehmen vermerkt. Der dazugehörige Beleg aus der Registrierkasse des Geschäfts wird zur Komplettierung zugefügt. Der zweite Beleg aus dem Kartenlesegerät ist vom Kunden als Quittung zu unterschreiben. Dieser wird dann als Zahlungsbeleg im Geldfach des Geschäfts deponiert. Zum einen dient dieser Beleg als „Bargeldersatz”, zum anderen wird dieser Beleg auch für die betriebliche Buchhaltung benötigt und unterliegt auch der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Dieser bargeldlose Zahlungsvorgang findet nicht nur im Handel statt. Beliebt ist er auch im Bereich Hotel, Gastronomie und Theater - insbesondere dann, wenn mit Kreditkarte gezahlt wird. Denn bargeldloses Zahlen eines „Einkaufs” bedeutet in aller Regel auch hohe Diskretion. Doch Diskretion ist bei Städtereisen nicht zwingend nötig. Da ist die Bequemlichkeit des Zahlvorgangs beliebter. Und die höhere Sicherheit, denn wer viel Bargeld mit sich trägt hat bei Verlust den höheren Schaden. Der Finder benötigt für die Kreditkarte meist eine PIN-Nummer. Ohne die ist für ihn die Karte wertlos, Bargeld verleitet eher dazu, Fundsachen nicht zum Fundbüro zu bringen. Doch nun möchte ich bei einem so schönen Thema wie Städtereisen nicht ins Negative abschweifen. Städtereisen halte ich für eine gute Gelegenheit, zwischendurch mal etwas anderes außer dem Alltagstrott zuhause zu erleben. Vor allem kann man Städte und Regionen im eigenen Land neu oder überhaupt erst kennen lernen. Ziele im eigenen Land sind auf recht kurzen Wegen erreichbar - mit der Bahn, dem eigenen Auto oder vielleicht auch preisgünstig mit dem Flugzeug. So mancher möchte vielleicht schon lange das eigene Land erkunden. Und anstatt eine Fernreise zu buchen, kann mit mehreren Kurzreisen und Städtetrips preisgünstiger gereist werden. Das hier eingesparte Geld kann dann während des Kurzurlaubs ausgegeben oder für die nächste Reise gespart werden. Oder aber dieser Betrag wird zuhause ausgegeben. Schließlich gibt es auch im Wohnort viel zu erleben. So könnte man zum Abschluss einer Kurzreise im Heimatort einmal nett essen gehen. Vielleicht gibt es ja sogar Gastronomiebetriebe, die sich thematisch auf den Ausflug beziehen. Auch hier wird dann die thematische Einrichtung der Erinnerung dienlich sein, und es lässt sich prima noch einmal alles in Gedanken erleben.
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