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Hotel und Ferienwohnung an der Kasse zahlen
23. März 2009 | 
Autor: St. Moritz ist ja die Gegend, wo sich Promis und Reiche jeden Winter zum Skiurlaub treffen. Hotels bieten Einzel- und Doppelzimmer, Pensionen auch kleine Ferienwohnungen an. Ein Hotel bietet aber auch eine gemütlich Ferienwohnung (2 Zimmer, etwa 60m²), in der man es sich gut gehen lassen kann. Denn man kann sich hier nicht nur selbst versorgen sondern auch alle Annehmlichkeiten des Hotels genießen: Fitness-Bereich und Wellness-Bad sind kostenfrei nutzbar, ebenso die Aufenthaltsräume mit Kamin, eine hauseigene Bar mit Live-Musik und zwei hoteleigene Restaurants. In seinem Internet-Auftritt informiert das Hotel, dass der nach Westen gelegene Garten mit Wiese, Esstisch und Liegestühlen je nach Schneeverhältnis im Winter leider nicht nutzbar ist. Die ausladende Sonnenterasse des Hotels ist mit Liegestühlen und Decken bestückt, und steht auch für die Gäste der Ferienwohnung zur Verfügung. Der Parkplatz des Hotels steht kostenlos zur Verfügung, ein Garagenplatz, der vor Anreise zu buchen ist, ist gebührenpflichtig. Das ließe sich natürlich prima über die Rechnung mit abwickeln. Denn schließlich wird auch dieses Hotel mit einer Kasse ausgestattet sein. Ein Hotel- Kassensystem bietet vielerlei Möglichkeiten, von Gästen genutzte Dienstleistungen des Hotels abzurechnen. So eben auch den Garagenplatz für das Auto. Bei der Buchung kann die Zimmer- oder Appartementreservierung mit der Reservierung von Parkplätzen getätigt werden. Wer über das Internet bucht, dessen Daten sind direkt in die Kassensoftware des Kassensystems einspeisbar. Wenn der Gast ankommt, stehen bereits alle wichtigen Informationen zur Verfügung. Die Hotelmitarbeiter können über den Bildschirm der Kasse erkennen, welches Zimmer für wen vorgesehen ist. Die Reservierung eines PKW-Stellplatzes ist ebenfalls der Gästerechnung zuzuordnen. Mobile Kassen können im Restaurant die Bestellungen aufnehmen und per Funk an Küche und Kassensoftware übertragen. Sollte sich im Hotel ein Souvenirgeschäft niedergelassen haben, kann es hier zwei Möglichkeiten geben, die verkauften Waren zu kassieren: Ist der Laden dem Hotel angegliedert, dürfte auch die (wahrscheinlich) netzwerkfähige Registrierkasse an das Hotel- Kassensystem angeschlossen sein. Wenn Hotelgäste hier einkaufen, können die Artikel entweder sofort bezahlt oder über die Kassensoftware der Hotelrechnung zugewiesen werden. Ist der Laden jedoch selbständig und im Hotel zur Miete eingerichtet, dürfte eine Registrierkasse ohne Anbindung an das Kassensystem des Hotels vorhanden sein. Dann zahlen Hotelgäste wie externe Kunden ihren Einkauf sofort an Ort und Stelle. Natürlich ist auch bei Registrierkassen die Möglichkeiten nachrüstbar, dass die Bargeldlose Zahlung möglich ist. Hierfür wird ein Kartenlesegerät installiert, welches mit einer online-Verbindung die Bankdaten und die Bonität prüft und dann den Betrag vom Konto des Kunden abbucht. Bei Kassensystemen für Hotels sind diese Kartenlesegeräte bereits fest integrierte Bestandteile. Eine Registrierkasse muss bei Bedarf nachgerüstet werden. Ob aber nun ein Kassensystem oder eine Netzwerkkasse für das Hotel oder eine Registrierkasse für den Souvenirshop: Verkäufe von Waren und Dienstleistungen zu registrieren und aufzurechnen ist die Hauptaufgabe einer jeden Kasse. Belege für Kunden und die Buchhaltung erstellen sie alle, und das ist ebenfalls nicht unwichtig. Schließlich verlangt der Gesetzgeber ebendies.
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Kassensysteme für Hotels
Eine Hotelsoftware ist ein computergestütztes Anwendungsprogramm, das aus Zimmerreservierungs- und Abrechnungssystem besteht. Es handelt sich also um ein branchenspezifisches Kassensystem. Anfang der 1980′er Jahre entstanden die ersten PC-gestützten Lösungen. Mitte bis Ende desselben Jahrzehnts entstanden die ersten grafischen Reservierungspläne, die auch farblich gestaltet waren. So konnten verschiedene Bereiche gekennzeichnet und leichter erkannt werden. Da die Technik einer Netzwerkkasse preiswert und anwenderfreundlich war sowie die Hotelorganisation bereits erheblich erleichtern konnte, wurde das Verbreitungsgebiet immer größer. Sogar für kleinere Hotelbetriebe wurden Netzwerkkasse und Kassensoftware interessant. Inzwischen haben Kassenhersteller ein breitgefächertes Angebot für Hotel- Kassensysteme und Kassensoftware. Mit den Netzwerkkassen kann eine Vielzahl der Hotelbereiche miteinander verbunden werden. Außer der internen Verbindung von Reservierungsbestätigung und Rechnungsstellung sind auch Schnittstellen zu Internet-Buchungsportalen, Telefonanlage, Lagerhaltung möglich. Auch die betriebliche Buchhaltung bis hin zu Mahnwesen sind Standardeinrichtungen in moderner Kassensoftware und Netzwerkkassen. Über Zugänge per ISDN- oder DSL-Software sind auch Vernetzungen zum Kassenhersteller möglich. Dies vereinfacht die Fernwartung, was wiederum Kosten einspart. Auch Aktualisierungen der Kassensoftware können hierüber geschehen. Je nach Exklusivität des Hotels wird die Kassenanlage natürlich entsprechend diskret installiert. Schließlich ist nicht jeder Gast so offenherzig, dass andere Leute sehen sollen, ob mit großen Scheinen bar gezahlt wird oder bargeldlos mit einer wie auch immer colorierten Kreditkarte. Aber selbst für Jugendherbergen gibt es inzwischen leistungsstarke Kassensysteme mit entsprechender Kassensoftware. Die Entwicklung hat in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Jugendherbergswerk stattgefunden. Somit wurde auch für die Jugendherbergen in Deutschland eine einheitliche aber augenscheinlich sehr effektive Kassenlösung erarbeitet. Es wurden sogar unterschiedliche Bedürfnisse der einzelnen Landesverbände berücksichtigt. In die Kassensoftware wurde sogar der Sicherheitsaspekt integriert, dass jeder Nutzer dieses Programms nach seiner Passwort-Anmeldung nur entsprechend seiner Berechtigung mit dem Programm arbeiten kann. Soll heißen: ein Nutzer in der Buchhaltung hat wahrscheinlich keine Berechtigung, Zimmerbuchungen seitens der Gäste entgegenzunehmen oder Buchungsbestätigungen auszustellen. Ähnliche Sicherheitsmerkmale sind aber wahrscheinlich in allen Kassensystemen und Netzwerkkassen mit Kassensoftware möglich, also auch für Hotelbetriebe der gehobenen Preisklasse.
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Internetportal als Reiseführer
Wer fährt nicht gern in Urlaub? Die Planungen vorab sind schon interessant. Manch einer erlebt dabei schon erste leichte Entspannung. Zu überlegen, wann und wie lang der Urlaub sein soll, gibt es nicht viel. Da einigen sich die meisten im Kollegenkreis über einen Urlaubsplan-Kalender. Aber dann die Frage zu klären wohin es gehen soll, bleibt jedem selbst überlassen. Aus Katalogen der Reiseveranstalter ist vielleicht schnell ein Ziel gefunden. Eine weitere Hilfe, wo oder was am Urlaubsort interessant ist, sind Reiseführer. Die gibt es im Buchhandel zu Hauf – sind aber auch relativ schnell nicht mehr aktuell. Da hatte dann jemand eine glorreiche Idee: warum nicht einen Reiseführer von Urlaubern für Urlauber, und zwar online im Internet. Hier kann jeder kostenlos eigene Berichte veröffentlichen und seinen Urlaub beschreiben. So können andere ebenso kostenlos Informationen finden, um den eigenen Urlaub zu planen. Die Idee dieses Portals ist es, dass ein Reiseführer für jeden zur Verfügung steht, der aktueller nicht sein kann. So gibt es Berichte über verschiedenste Orte, Erfahrungen und Empfehlungen. Mit diesen wirklich aktuellen Informationen lässt sich herausfinden, welcher Traumstrand gerade empfohlen wird. Auch die Infrastruktur vor Ort kann erwähnt werden. Geschäfte, Restaurants und Hotels können empfohlen werden. Wer da vor Ort gerade sein Geschäft neu gestaltet hat, dürfte den richtigen Riecher gehabt haben. Da lässt sich der Urlaub individuell gestalten. Und wer ohnehin gerade im Internet recherchiert, kann dann auch Buchungsinformationen wie Adresse und Telefonnummer des Hotels herausfinden. Viele Hotels haben auch einen eigen Internetauftritt um sich zu präsentieren. Hier können Interessenten vorab Preisinformationen bekommen und auch eine genaue Beschreibung der Räumlichkeiten. All diese Informationen aus dem Internet sind viel aktueller als so mancher Reiseführer oder Katalog aus dem Handel. Die eigentliche Buchung der Reise kann ebenfalls online erfolgen. Aber da ist so mancher vielleicht doch konservativ und geht ins Reisebüro. Hier ist für letzte Fragen das persönliche Gespräch doch oft gewünscht. Auch die Bezahlung der Reise kann direkt erfolgen. Reisebüros sind ebenso wie viele andere Betriebe mit Kassen ausgestattet, wobei es sich in aller Regel um Computerkassen handeln dürfte. Die Buchungen werden im Reisebüro im Computer als Datenbank verwaltet und zur Bestätigung auf elektronischem Weg an den Reiseveranstalter übermittelt. So dürfte im Computer des Reisebüros eine Kassensoftware installiert sein, die alle Zahlungsvorgänge speichert. Belege für Kunden und Buchhaltung sind ebenso möglich (und notwendig) wie bei jedem anderen Kassensystem auch. Außerdem wird in der Kassensoftware verbucht, wenn die Reiseveranstalter ihre Kosten vom Konto des Reisebüros abbuchen oder überwiesen bekommen. Doch auch Geschäfte, Hotels und Gastronomie am Urlaubsort sollten nicht nur gut möbliert sein, damit die Gäste sich wohl fühlen. Es ist auch sinnvoll, dass moderne Kassen den betrieblichen Ablauf nicht stören. Kassensysteme sind vielseitig zu nutzen und auch vernetzbar. Selbst einfachste Registrierkassen erfüllen bereits in vielen Ländern dortige Vorschriften. Ein modernes Kassensystem kann einen ganzen Betrieb vernetzen. Daher sollte sich jeder Unternehmer, egal ob aus Gastronomie, Hotelbranche oder Handel, von Kassenherstellern beraten lassen, denn nur so kann eine individuelle und optimale Lösung gefunden werden.
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Städtereisen
Neben dem klassischen Erholungsurlaub sind über das Jahr verteilt auch Städtereisen sehr beliebt. Hierfür kann man an sogenannten Brückentagen einzelne Tage Urlaub nehmen und ein verlängertes Wochenende genießen. Dieses Reiseangebot ist für einen Kurzurlaub ideal. Denn eine Stadt kann man in wenigen Tagen erkunden und dabei viel erleben. Denn jede größere Stadt bietet nicht nur Gastronomie der verschiedensten Kategorien, sondern auch Kultur, Theater, Kino und Einkaufsmöglichkeiten. Und in all diesen Bereichen finden neben bargeldlosem Zahlungsverkehr auch Bargeschäfte statt. Für beides ist ein Kassensystem dienlich. Sicher reicht in kleineren Geschäften eine einfache Registrierkasse aus. Aber sobald mit Bargeld ebenso wie bargeldlos gezahlt wird, ist eine Kasse nötig, an der wenigstens ein Kartenlesegerät angeschlossen werden kann. Denn dieses nimmt mit einer online-Verbindung Kontakt zur Bank des Kunden auf, um den Betrag vom Konto abzubuchen. Das Kartenlesegerät druckt zwei Belege aus: der eine ist für den Kunden, damit dieser die Zahlung des Einkaufs bestätigt bekommt. Hier sind der Betrag, die Bankverbindung und das abbuchende Unternehmen vermerkt. Der dazugehörige Beleg aus der Registrierkasse des Geschäfts wird zur Komplettierung zugefügt. Der zweite Beleg aus dem Kartenlesegerät ist vom Kunden als Quittung zu unterschreiben. Dieser wird dann als Zahlungsbeleg im Geldfach des Geschäfts deponiert. Zum einen dient dieser Beleg als „Bargeldersatz”, zum anderen wird dieser Beleg auch für die betriebliche Buchhaltung benötigt und unterliegt auch der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Dieser bargeldlose Zahlungsvorgang findet nicht nur im Handel statt. Beliebt ist er auch im Bereich Hotel, Gastronomie und Theater - insbesondere dann, wenn mit Kreditkarte gezahlt wird. Denn bargeldloses Zahlen eines „Einkaufs” bedeutet in aller Regel auch hohe Diskretion. Doch Diskretion ist bei Städtereisen nicht zwingend nötig. Da ist die Bequemlichkeit des Zahlvorgangs beliebter. Und die höhere Sicherheit, denn wer viel Bargeld mit sich trägt hat bei Verlust den höheren Schaden. Der Finder benötigt für die Kreditkarte meist eine PIN-Nummer. Ohne die ist für ihn die Karte wertlos, Bargeld verleitet eher dazu, Fundsachen nicht zum Fundbüro zu bringen. Doch nun möchte ich bei einem so schönen Thema wie Städtereisen nicht ins Negative abschweifen. Städtereisen halte ich für eine gute Gelegenheit, zwischendurch mal etwas anderes außer dem Alltagstrott zuhause zu erleben. Vor allem kann man Städte und Regionen im eigenen Land neu oder überhaupt erst kennen lernen. Ziele im eigenen Land sind auf recht kurzen Wegen erreichbar - mit der Bahn, dem eigenen Auto oder vielleicht auch preisgünstig mit dem Flugzeug. So mancher möchte vielleicht schon lange das eigene Land erkunden. Und anstatt eine Fernreise zu buchen, kann mit mehreren Kurzreisen und Städtetrips preisgünstiger gereist werden. Das hier eingesparte Geld kann dann während des Kurzurlaubs ausgegeben oder für die nächste Reise gespart werden. Oder aber dieser Betrag wird zuhause ausgegeben. Schließlich gibt es auch im Wohnort viel zu erleben. So könnte man zum Abschluss einer Kurzreise im Heimatort einmal nett essen gehen. Vielleicht gibt es ja sogar Gastronomiebetriebe, die sich thematisch auf den Ausflug beziehen. Auch hier wird dann die thematische Einrichtung der Erinnerung dienlich sein, und es lässt sich prima noch einmal alles in Gedanken erleben.
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Kassenführung
Eigentlich ist jeder Gewerbetreibende zu Führung eines Kassenbuchs verpflichtet, der mit Bargeschäften zu tun hat. Denn nicht nur für die eigene Übersicht des Unternehmers ist es wichtig zu erkennen, dass die Kasse keine Differenzen aufweist. Sicher ist dies erste Priorität, denn negative Abrechnungen der Kasse bedeutet Verlust. Und eben dieser verursacht dann laufend Mindereinnahmen, von denen der Händler eigentlich seinen Lebensunterhalt zu bestreiten hat. Und das kann jeder Unternehmer erst dann, wenn alle anderen betrieblichen Kosten bedient worden sind. Die wichtigsten betrieblichen Kosten sind meiner Meinung nach Personalkosten, Energiekosten, zu entrichtende Steuern (Umsatz- und Gewerbesteuer) sowie Kosten für den Wareneinsatz für das Konzept des jeweiligen Unternehmens. Vor Beginn der Geschäfte sind natürlich noch weitere Investitionen zu tätigen. Hier fallen mir ein Planungs-, Renovierungs- und Einrichtungskosten. Diese werden in vielen Fällen über Kredite finanziert, die dann auch noch über die ersten Jahre des Unternehmens mit finanziert werden müssen. Wer hier aber klug plant hat durchaus gute Chancen am Markt. Branchenunabhängig halte ich es für wichtig und richtig, den Betrieb thematisch dem Konzept angeglichen einzurichten. Doch auch technisch sollte der Betrieb möglichst modern eingerichtet werden. So halte ich es für mehr als wichtig, vor allem in den Bereichen Hotel, Gastronomie und Einzelhandel mit modernsten Kassensystemen zu arbeiten. Nicht nur, dass diese, wie schon mehrfach berichtet, sämtliche Unternehmensbereich miteinander verbinden können. Auch der Gesetzgeber macht gewisse Vorgaben, welche von Kassen und Registrierkassen genauso zu leisten sind wie von allen möglichen Variationen von Kassensystemen. So ist es wichtig, dass sämtliche Endgeräte – egal aus welchem Abrechnungssystem heraus – in der Lage sein müssen, dem Kunden detaillierte Belege auszustellen. Diese müssen folgendes belegen: jeden einzelnen Artikel, den dazugehörigen Einzel- und Gesamtpreis, den gesamten Nettopreis, den gesamten Bruttopreis und den gesamten Umsatzsteuerbetrag. Außerdem muss auf dem Beleg das Einkaufsdatum sowie Name und Anschrift des Händlers deutlich zu erkennen sein. All diese Aufgaben sind auch von einfachsten Registrierkassen zu erledigen. Aber je nach Betriebsgröße ist es wie gesagt äußerst sinnvoll, das Unternehmen mit einem ausführlicheren Kassensystem auszustatten. Dieses kann nach Bedarf durch zusätzliche Module erweitert werden, aber im Zweifelsfall bei zum Beispiel Filialschließungen um entsprechende Bauteile des Kassensystems reduziert werden. Außerdem halte ich es für sinnvoll, nicht nur bei neuen Betrieben in ein neues Kassensystem zu investieren. Auch bei bestehenden Unternehmen ist es sinnvoll, in Kassen und andere Geschäftseinrichtungen zu investieren. Nicht nur, dass die Geräte erhebliche Arbeitserleichterungen bieten. Auch die betriebsinterne Kontrolle kann vereinfacht werden, ebenso die Kontrolle seitens der Behörden.
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